Responsable administratif de l’institut d’economie f/h

Entreprise


Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 500 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Poste

Lieu d’exercice : Université d'Orléans ; UFR Droit, Economie et Gestion

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir d’avril

Type de contrat/Statut : Catégorie B, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein


Poste

Mission

Au sein de l’UFR Droit, Économie et Gestion, votre mission consiste à planifier, coordonner et suivre l’activité d’un agent en charge de la gestion de la scolarité.

Vous assurez un soutien administratif au Directeur de l’IEO et aux responsables des formations (secrétariat des réunions du conseil de l’IEO et des conseils de perfectionnement des masters).

Vous participez à la gestion pédagogique des formations : vous veillez au respect de la légalité des examens et délibérations.

Vous garantissez par votre action une gestion harmonisée du dossier pédagogique de l’ensemble des étudiants inscrits dans les différents cursus : Master et Licence professionnelle.

Activités principales

Encadrer et coordonner le travail du gestionnaire en lien avec le chef du service des études et son adjoint, les enseignants responsables des formations :

* Organiser le recrutement en 1ère et 2ème année de master, et en licence professionnelle (candidatures, sélection sur dossiers et/ou entretiens), sur le logiciel ecandidat et la plateforme Mon Master
* Elaborer et coordonner les emplois du temps,
* Organiser l’accueil des étudiants lors de la rentrée universitaire,
* Traiter les situations dérogatoires : étudiants en régime spécial d’études, Erasmus, étudiants handicapés, etc.
* Contrôler l’assiduité des étudiants boursiers en TD,
* Coordonner l’élaboration et la diffusion du calendrier des examens, la collecte des sujets,
* Organiser la logistique des sessions d’examens et des délibérations des jurys de Master et de la licence professionnelle,
* Veiller à la diffusion des résultats,
* Gérer les dossiers sensibles et litigieux en lien permanent avec le chef du service des études.

Participer au suivi pédagogique des étudiants du Master ESA et du Master IE dans APOGEE :

* Saisir les inscriptions pédagogiques et validations d’acquis,
* Elaborer les groupes de TD et y affecter les étudiants,
* Participer à la modélisation des structures d’enseignement,
* Paramétrer les modalités de collecte des notes, les règles de calcul, les maquettes de procès-verbaux et de relevés de notes,
* Suivre les étudiants en stage et organiser les soutenances,
* Collecter les notes, calculer les résultats et préparer les délibérations des jurys,
* Editer les procès-verbaux, relevés de notes et attestations de réussite.

Accompagner administrativement les responsables de l’Institut d’Économie :

* Organiser et participer aux réunions du conseil de l’enseignement et de la recherche de l’Institut d’Économie et en assurer le secrétariat.

Contribuer à la promotion de l’Institut d’Économie d’Orléans en lien avec la Responsable du service communication :

* Participer au plan de communication de l’IEO,
* Coordonner la mise à jour des plaquettes d’information pour chaque master et pour la licence professionnelle,
* Assurer la diffusion des documents d’information en interne et en externe,
* Assister les responsables de master dans la mise à jour du site web des Masters,
* Participer à l’organisation et au déroulement des évènements annuels ou ponctuels de l’IEO.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à bac+2 administration/gestion ou expérience en lien avec le poste ;



* Maîtriser l’application de gestion de la scolarité APOGEE (à défaut, l’agent devra suivre un cycle de formation),
* Maîtriser des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, bases de données) et des technologies de l’information et de la communication (internet, messagerie électronique, etc.),
* Maîtriser les modes de communication écrite ou orale,
* Savoir encadrer et manager une équipe travail,
* Savoir transmettre ses savoir-faire techniques et ses connaissances sur le métier de la scolarité,
* Savoir faire preuve d’initiative et savoir en rendre compte,
* Savoir anticiper, planifier et gérer les urgences.



Compétences et qualités requises

- Capacité à gérer le stress ;

- Capacité d’adaptation ;

- Maîtrise de soi ;

- Réactivité ;

- Rigueur / Fiabilité ;

- Sens de l’initiative ;

- Sens de l’organisation ;

- Sens de la confidentialité ;

- Sens relationnel.

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

* Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

* Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap



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Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. avant le 03/03/2025