Gestionnaire administratif-ve en ressources humaines

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Vous serez accueilli(e) au sein de L’Unité Mixte de Recherche 1287 EGFV (Ecophysiologie et Génomique Fonctionnelle de la Vigne) qui rassemble, au sein de l'Institut des Sciences de la Vigne et du Vin (ISVV) sur le centre INRAE Bordeaux-Aquitaine, un ensemble de personnes (chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs, techniciens, étudiants) qui étudient les relations de la vigne avec l’environnement, dans le cadre du changement climatique. Vous travaillerez en concertation étroite avec une autre gestionnaire en charge des aspects financiers dans le cadre d’un pôle administratif.

Vous serez en priorité en charge de :
- Suivi des activités RH du laboratoire en relation avec les services centraux : vous réaliserez les démarches nécessaires pour les demandes de recrutement, CET, télétravail, formations, congés, arrêts de travail, accidents, grèves, paies, élections etc..
-Gestion des dossiers de recrutement et des contrats de travail en lien avec les services centraux de INRAE et Université de Bordeaux. Vous interagirez avec le personnel de l’UMR, les établissements de formation/rattachement, les services administratifs de INRAE et de l’université de Bordeaux, le bureau d’accueil des chercheurs internationaux (BACI), le service sécurité défense. Vous aurez à traiter des dossiers pour des emplois permanents et non permanents (souvent de langue étrangère, dont de nombreux étudiants).
- Gestion des déplacements : vous assisterez le personnel sur les questions de déplacements et sur les outils informatiques dédiés pour établir les ordres de mission et l’organisation matérielle des déplacements (réservations transport et hôtel). Vous effectuerez les devis et les réservations pour les déplacements à l’étranger ou pour des personnes invitées via l’agence Havas (prestataire officiel). Vous vérifierez et validerez les ordres de mission et notes de frais avec les outils dédiés et vous effectuerez les rapprochements entre relevés mensuels des factures Havas et des déplacements réalisés.
- Accueil des nouveaux arrivants dans l’unité : vous réaliserez les démarches administratives nécessaires pour les nouveaux membres du laboratoire (liens utiles, badge cantine, carte Aquipass, fiche entrant, messagerie, bureau, contrat, mutuelle, transport). Vous apporterez votre aide à la résolution de problèmes administratifs pour les personnes non francophones (personnels ou stagiaires).

Vous devrez également vous impliquer :
- Assistance au fonctionnement du laboratoire : vous participerez aux réunions hebdomadaires de la direction avec le pôle administratif pour rendre compte de l’avancement des dossiers et discuter des priorités pour les activités à venir. Vous participerez aux réunions mensuelles de l’organe de gestion fonctionnel de l’UMR et vous en réaliserez les compte-rendus. Vous serez chargé-e de l’organisation matérielle de diverses réunions ou évènements (réservations de salle, traiteurs, inscriptions, véhicules…). Vous aurez la responsabilité de la gestion des archives administratives. Vous réaliserez certaines commandes des fournitures (marché en ligne), d’après les besoins identifiés, et remise des produits. Vous seconderez votre binôme sur des aspects financiers si besoin (bon de commande, service fait, continuité de service)
- Communication : vous jouerez un rôle majeur dans la communication interne au sein du laboratoire pour les aspects fonctionnels (organisation des tâches collectives, diffusion de messages collectifs, informations diverses, mise à jour de l’écran d’accueil). Vous participerez à la commission communication où vous contribuerez plus particulièrement à la mise à jour du site internet pour les offres d’emploi et de stage.

Formations et compétences recherchées

BAC

Formation recommandée : Bac, BT en gestion administrative souhaité

Connaissances souhaitées :
- Maitrise des outils de secrétariat et des techniques d’élaboration de documents
- Connaitre les modes de fonctionnement des administrations publiques et la réglementation de base de la gestion du personnel
- Maitrise des politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
- Savoir instruire des dossiers selon le cadre administratif et juridique adéquat, en respectant les délais
- Maitrise de l’anglais (niveau A1-A2) pour échanger avec les étudiants et interlocuteurs non francophones
- Culture internet et maitrise de quelques techniques de communications

Expérience appréciée : débutant en gestion administrative accepté

Aptitudes recherchées : rigueur, sens du collectif et des relations humaines, sens du service et de l’assistance, adaptabilité, ouverture d’esprit, aptitude à la communication et au travail en équipe, aptitude à gérer de multiples sollicitations.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :
- jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation

Les personnes accueillies à INRAE, établissement public de recherche, sont soumises aux dispositions du Code de la fonction publique notamment en ce qui concerne l’obligation de neutralité et le respect du principe de laïcité. A ce titre, dans l’exercice de leurs fonctions, qu’elles soient ou non au contact du public, elles ne doivent pas manifester leurs convictions, par leur comportement ou leur tenue, qu’elles soient religieuses, philosophiques ou politiques. > En savoir plus : site fonction publique.gouv.fr