Secrétaire administratif - h/f

Description

Mission principale

Sous la responsabilité de l’Administratrice, la personne recrutée assure l’assistanat de direction de l’Administration du Siège.

Activités principales

* Réceptionner, prioriser, hiérarchiser, et transmettre les demandes et les informations ascendantes et descendantes
* Gérer les agendas de l’administrateur et des responsables de pôles
* Rédiger, mettre en forme et diffuser tout type de documents administratifs
* Mettre à jour des tableaux de bords et de suivi d’activité
* Effectuer l’accueil, renseigner et orienter les interlocuteurs
* Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus pour : les réunions de chefs de pôles, le comité des personnels du siège et le comité spécial hygiène et sécurité des conditions de travail
* Tenir la fonction d’assistante de la cellule de crise du siège
* Assurer le fonctionnement logistique du siège et gérer les badges d'accès, RIE et impression
* Effectuer et transmettre les dépenses mensuelles obligatoires en téléphonie, courrier et reprographie
* Gérer la procédure des bons de commande sur le logiciel de gestion financière jusqu’à l’établissement des états de frais
* Traiter et diffuser le courrier Arrivé-Départ
* Trier, classer, archiver

Spécificité(s) et environnement du poste

* Pas de contrainte particulière

Profil recherché

Connaissances

* Environnement de la fonction publique, des EPST et de la recherche en santé
* Procédures administratives
* Notions en finances publiques

Savoir-faire

* Maîtriser Word, Excel, Power Point et un logiciel de gestion financière (SIFAC)
* Maîtriser l’orthographe et les techniques rédactionnelles
* Adapter son discours à son interlocuteur
* Organiser des réunions et tenir des agendas
* Planifier un travail, prioriser et gérer les urgences

Aptitudes

* Rigueur, méthodologie et sens de l’organisation
* Autonomie, adaptabilité, réactivité et disponibilité
* Capacité à travailler en équipe et qualités relationnelles
* Sens du dialogue et de la communication
* Esprit de synthèse
* Discrétion professionnelle

Expérience(s) souhaité(s)

* Expérience indispensable dans l’assistanat de direction

Niveau de diplôme et formation(s)

* Bac à Bac+2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistante de manager ou licence professionnelle en management des organisations

Modalités de candidatures : ouvert uniquement aux fonctionnaires

Fonctionnaires Inserm

* Vous devez constituer un dossier en ligne via l'application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
* La connexion à Gaia se fait avec les identifiants de votre compte prenom.nom@inserm.fr
* Référence de l'offre :

Fonctionnaires non Inserm

* Vous devez créer un compte sur l’application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
* Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut
* Référence de l'offre :

Date limite de candidature : 06/02/2025

#J-18808-Ljbffr