Gestionnaire accueil de la drh (h/f)

Gestionnaire accueil de la DRH (H/F)

Missions:

Vitrine de la DRH, l'accueil de la DRH renseigne en temps réel tous les agents régionaux. L'unité Relation aux Utilisateurs est chargée d'alimenter à la fois la stratégie de la Direction et à la fois la communication (ex : alimentation de la lettre info RH par les questions récurrentes des agents).

Missions et activités:
- Accueillir le public sur place ou par téléphone et le renseigner au maximum, et piloter les arrivées/sorties de courriers
- Informer le/la chef de l'unité des questions récurrentes constatées dans les courriers, appels, et visites des agents régionaux, de sorte d'alimenter à la fois la stratégie de la direction, et à la fois la communication (ex : alimentation de la lettre info RH par les questions récurrentes constatées).
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation à destination des agents régionaux
- Afficher des informations à la borne d'accueil de la DRH
- Délivrer et réceptionner tous documents et formulaires RH
- Réceptionner le courrier livré par le service courrier général et effectuer le tri nécessaire
- Procéder à la numérisation puis à l'enregistrement dans le progiciel Elise
- Ventiler les courriers à ne pas numériser dans les casiers des services concernés
- Ventiler les courriers externes et internes dans les casiers des services concernés ainsi que les plis non distribués
- Récupérer, enregistrer et acheminer les parapheurs DRH tant au départ qu'en retour de la DRH

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Savoirs:

Connaissance de l'organigramme de la Région et de la DRH

Connaissances des missions et des activités de la DRH

Bonne mémoire des noms et sigles

Bonne maîtrise du standard téléphonique

techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de capitalisation et de classement de documents, de régulation, d'écoute

Savoir-faire:

Accueillir le public avec amabilité

S'exprimer clairement

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, les courriers et les parapheurs

Utiliser le progiciel Elise : saisie, scan, recherche

Gérer le suivi des données enregistrées dans Elise
- Utiliser l'interface (à vernir) entre les différents logiciels d'entrée des demandes externes (Nuage, AKIO)
- Diffuser des informations et des documents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Savoir-être:

Discrétion

Rigueur

Fiabilité

Faire preuve d'organisation

Adaptabilité

Réactivité

Formations et diplômes

Niveau BAC souhaité

Connaissance du statut de la fonction publique souhaitée