Chargé/chargée d'accueil

Établissement public ayant à leur tête des chefs d'entreprise élus, les CCI représentent les intérêts de l'industrie, du commerce et des services auprès des pouvoirs publics. Elles contribuent au développement économique, à l'attractivité et à l'aménagement des territoires ainsi qu'au soutien des entreprises.

La CCI de région Occitanie et le réseau des 13 CCI territoriales mettent leur diversité et leur complémentarité au service de plus de 370 000 entreprises.

Notre mission : Accompagner, informer, conseiller les entreprises à toutes les étapes de leur développement et plus largement contribuer au rayonnement économique des territoires à travers un vaste plan d'actions.

C’est pour cela, que nous croyons en l'importance d’équipes compétentes et engagées pour atteindre nos objectifs ambitieux.


La CCI du Gard est à la recherche d'un/une Chargé/Chargée d'accueil dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée.


MISSIONS

Rattaché(e) à la Responsable du Pôle Accueil, Formalités, Conseil Création de la CCIT du Gard, le/la Chargé(e) d'accueil est en charge de l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, de la réception des dossiers de formalités des entreprises. Il/elle veille à offrir un service de qualité tout en respectant les procédures en vigueur. L'accueil constitue le premier point de contact et reflète l'image de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI).


Le/la Chargé(e) d'accueil joue ainsi un rôle clé en assurant un service de qualité, contribuant à valoriser l'institution auprès des visiteurs, entrepreneurs et partenaires.

Accueil des visiteurs :

* Accueillir physiquement les entrepreneurs, dirigeants, et visiteurs.
* Identifier leurs besoins et les orienter vers le bon service (création d'entreprise, formalités juridiques, conseils, etc.).
* Fournir des renseignements concernant les démarches administratives, les services et prestations offerts par la CCI.


Gestion du standard téléphonique :

* Répondre aux appels téléphoniques et fournir des informations sur les services de la CCI.
* Orienter les appels vers les conseillers spécialisés ou services concernés.
* Prendre des messages précis et s'assurer de leur transmission rapide.


Assistance aux formalités :

* Assurer la mission d’informations sur les formalités et les règlementations, dans le cadre de la mission de service public des CCI.
* Réceptionner, vérifier et enregistrer sur les outils dédiés les dépôts de formalités (immatriculations, modifications, radiation d'entreprises, cartes professionnelles, etc.).
* Informer et orienter les clients concernant la délivrance de signatures électroniques (ChamberSign), les prises en charge AGEFICE et les conventions de mini stage.


Gestion des courriels de contact général :

* Réceptionner et traiter les emails adressés à l’adresse de contact général de la CCI.
* Identifier la demande et assurer la redirection des emails vers le bon service ou interlocuteur.
* Répondre directement aux demandes simples concernant les services proposés par la CCI, les formalités ou les démarches à suivre.
* Assurer un suivi rapide et rigoureux des réponses apportées aux emails pour garantir un traitement efficace des demandes.


Gestion des différents moyens de paiement (espèce, carte bleu, …) :

* Encaisser les paiements relatifs aux formalités d'entreprise et prestations et services proposés par la CCI.
* Assurer la tenue de la régie de caisse : réaliser la clôture journalière de la caisse et remettre les fonds au service comptabilité.
* Assurer la gestion des transactions (espèces, cartes bancaires, virements, etc.) et veiller à la conformité des procédures.


Gestion des agendas et rendez-vous :

* Gérer les agendas des conseillers (conseil en création d’entreprise, formalités, Chambersign, etc.).
* Planifier et organiser les rendez-vous des entrepreneurs avec les conseillers.
* Assurer le suivi et la confirmation des rendez-vous, et communiquer avec les visiteurs sur les documents à apporter ou les étapes préalables.
* Communiquer avec les différents services pour garantir le respect des délais et la satisfaction des clients.


Gestion des espaces d’accueil :

* Maintenir un espace d’accueil propre et organisé pour les visiteurs.
* Mettre à disposition des informations pertinentes (plaquettes, brochures, documents relatifs aux formalités d’entreprise).


PROFIL

Issu(e) d’un Bac +2 - BTS assistant/assistante de direction – gestion PME ou dans une discipline liée à l'administration d'entreprise.

Une première expérience dans l'accueil, la gestion administrative, ou la relation client est souhaitée.

Connaissances en droit des affaires serait un plus.


Compétences requises :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Capacité à gérer des transactions financières et rigueur dans la gestion des fonds.

Organisation, gestion des priorités et polyvalence pour assurer plusieurs tâches simultanément.

Excellentes compétences en communication écrite et orale, notamment dans la gestion d'emails.

Capacité à travailler en autonomie tout en respectant les processus établis.


Qualités personnelles :

Sens de l’accueil et du service client.

Diplomatie et patience pour interagir avec une clientèle variée (entrepreneurs, porteurs de projets, partenaires).

Discrétion et rigueur dans le traitement des données confidentielles.

Esprit d'équipe et dynamisme.