Responsable adminsitratif(ve) travaux à feyzin h/f

Sigma recherche pour notre client reconnu dans le secteur du BTP, un(e) Responsable administratif(ve) travaux dans le secteur du BTP à Feyzin (H/F) pour une embauche en CDI.

Vos missions seront les suivantes :

I - SERVICES GENERAUX
* Accueil physique, téléphonie, mail
* Courrier : rédaction, réception, tri, scan, archivage, distribution, reprographie
* Gestion des commandes de fournitures, des photocopieurs, des ordinateurs et téléphonie (suivi flotte, commande et lien avec le prestataire)
* Maintenance des locaux
II - TRAVAUX
* Suivi des dossiers marchés signés, avenants signés, PV de réception, PV de levées
* de réserves, DOE (dossier des ouvrages exécutés) remis, DGD (décomptes généraux et définitifs) signés
* Ouverture de chantier : DICT (déclaration d'intention de commencement de travaux, classeur sécurité, PPSPS, panneaux de chantier)
* Fin de chantier : DOE (mise en page, impression, transmission et archivage)
III - CLIENTS
* Préparation au 15 du mois pour avancement conducteur de travaux
* Envoi au MO (maitrise ouvrage) avec bon de paiement sous-traitant si paiement direct MO
* Saisie des factures de vente dans le tableau suivi CA et sur le logiciel FILEMAKER
* Devis : rédaction, et envoi au MOE et MO, suivi validation ou refus des avenants.
* Suivi des encaissements et relances clients
IV - FOURNISSEURS
* Etablissement du contrat, validation auprès des conducteurs de travaux, Directeur
* de travaux et la Direction
V - SOUS-TRAITANTS / CO-TRAITANTS
* Prise de contact avec MOE et MO pour procédure acceptation
* Etablissement des Contrats et avenants, de la demande d'agrément et la délégation
* novatoire de paiement. Gestion des pièces administratives
* Dématérialisation des signatures pour les contrats sous-traitants
VI - PRORATA
* Etablissement de la convention (après vérification du conducteur de travaux)
* Convocations aux réunions
* Etablissement des appels de fonds selon le mode de facturation chantier
* Intégration des dépenses de YOOZ vers FAIRCOST
* Courriers de mise à jour des taux et/ou de clôture du compte prorata
VII- QUALIFICATION SOCIETE
* ISO 9001, suivi et pilotage du calendrier; rédaction et mise à jour de la revue de
* Direction, mise à jour des supports de documentations relatives à l'ISO
VIII - RESPONSABILITE SOCIETALE DE L'ENTREPRISE
* ECO FLUX & DECARBONACTION, suivi trimestriel des actions engagées.
Votre profil :
* Diplômé(e) d'un Brevet de Technicien Supérieur, d'une licence en gestion ou finances. Master ou équivalent.
* Vous avez une première expérience réussie d'au moins 5 ans dans le secteur d'activité du BTP.
* Vous avez un bon esprit de synthèse et d'analyse ainsi que le sens de la discrétion. Votre rigueur, votre
* bonne gestion des délais, ainsi que votre réactivité seront vos meilleurs atouts pour réussir et mener à
* bien vos missions.
* Vous aimez travailler en équipe et être en étroite collaboration avec différents interlocuteurs aussi bien
* en interne qu'en externe. Votre relationnel vous permet d'établir des contacts privilégiés avec vos
* différents interlocuteurs. Vous maitrisez l'outil informatique indispensable dans votre métier.
* Désireux de vous investir, vous souhaitez rejoindre une PME dynamique et en pleine évolution.
Les avantages du poste :
* Pas de déplacement à prévoir
* Carte TR - SWILE 10€/ jours (60% pris en charge par l'entreprise)
* Statut CADRE
* 36H Hebdo dont 7 RTT/an (8h-12h/14h-18h lundi au jeudi et vendredi 17h)
* Date de prise de poste 02/12/2024
* Rémunération 36 à 42K€

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