Gestionnaire administratif de laboratoire (h/f)

Gestionnaire Administratif de laboratoire (H/F) (F/H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.


Structure d'accueil

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.


Activités principales

Missions et responsabilités :

1. Vous serez rattaché(e) à la DAR dans le pôle d’appui à la gestion (PAG) et travaillerez à 50/50 pour deux laboratoires avec un lien fonctionnel étroit avec les gestionnaires de laboratoires qui en dépendent directement.
2. Vous interviendrez en renfort auprès de deux laboratoires pour assister au pilotage administratif et financier, travaillant à l’interface entre les laboratoires et les services de l’administration centrale (DAR, DRH, Direction financière).
3. Votre rôle sera d’assurer la gestion financière de nombreux contrats de recherche en cours d’exécution sur le volet engagement juridique, missions et recrutements.

Missions et responsabilités additionnelles :

1. Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers, ...) et orales (appels téléphoniques).
2. Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
3. Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi.
4. Alimenter et actualiser les bases de données.
5. Classer, organiser, archiver les documents physiquement et numériquement.
6. Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
7. Constituer et instruire les dossiers techniques de recrutement (stagiaires, gratifications et d’agents).
8. Informer les agents sur les procédures et la mise en œuvre de la réglementation.
9. Analyser les textes réglementaires et leurs applications pour les mettre en œuvre dans le domaine traité.
10. Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.

Gestion financière :

1. Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses sur l'ensemble d'un domaine de la gestion financière et/ou comptable.
2. Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats.
3. Intervenir dans la mise en œuvre de la politique d'achat.
4. Gérer et prévenir les actes juridiques avec les tiers (litige fournisseur).
5. Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions de recherche.
6. Maitriser et communiquer aux chercheurs sur les procédures.
7. Apprécier les spécificités de traitement des demandes en fonction des différentes sources de financement.
8. Participer à des groupes de travail pour améliorer les outils et les procédures.
9. Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant.
10. Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting).
11. Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.
12. Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure.
13. Mettre en place des actions de communication en interne et en externe.
14. Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure.


Profil du candidat


Savoirs et compétences attendus

Connaissances et qualités recherchées :

Savoirs généraux :

1. Connaître le statut de la Fonction Publique et des EPST.
2. Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement et des unités.
3. Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
4. Anglais intermédiaire usuel.
5. Connaissance en finances publiques ou comptabilité.

Savoir-faire opérationnel :

1. Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application.
2. Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques.
3. Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances.
4. Savoir rendre compte de l’état d’avancement des dossiers.

Savoir-être/relationnel :

1. Capacité organisationnelle.
2. Capacité relationnelle, aptitude à travailler en équipe.
3. Savoir transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l’unité et son environnement.
4. Capacité d’adaptation.
5. Sens de la confidentialité et des responsabilités.

Une connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale serait appréciée.

Formation requise (ou diplôme) : Sans condition mais Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion, comptabilité appréciée.

Expérience souhaitée : Une première expérience de travail au sein d’un laboratoire de recherche serait appréciée.


Diplôme et expérience professionnelle

Bac+1/Bac+2


Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

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