Secrétaire médical / médicale (h/f)

Le service réalise des scintigraphies, des Tep-scan, des ostéodensitométries, des échographies, des cytoponctions, des épreuves cardiologiques d'effort et des traitements. La secrétaire médicale sera en charge d'assurer le secrétariat de l'ensemble du service (accueil /rendez-vous/secrétariat).

Amplitude horaire :
7 h 30/jour aménagées en fonction des besoins du service

Missions Permanentes

A l'accueil du service :

-Accueil physique et information des patients
-Utilisation du logiciel de gestion des dossiers des patients (Xplore), création et recherche de dossiers
-Gestion des rendez-vous sur Doctolib
-Utilisation des logiciels institutionnels (ORBIS : vérification de l'identité des patients, GILDA : cotation d'examen)
-Gestion des appels téléphoniques (urgences, rendez-vous, XploreAccompagnement du patient et du dossier scintigraphique en zone contrôlée (salle d'injection, secteur scintigraphique et zone TEP)
-Activité médicale libérale : enregistrement des documents administratifs

Au Bureau des rendez-vous :

-Rendez-vous téléphoniques, par email et physiques pour des examens de médecine nucléaire nécessitant une connaissance des protocoles d'examen :
-appel des patients pour fixer le rendez-vous

-Planification des examens dans le logiciel Xplore Rendez-Vous (identifier le patient, le service demandeur, l'examen attendu, donner les renseignements sur l'examen)
-Gestion des demandes d'examen (validation par le médecin, suivi des demandes)
-Gestion et suivi des dossiers de rendez-vous
-Envoi des convocations aux patients externes (courrier), par emails et aux services hospitaliers (email / fax)
-Gestion des demandes d'examen incomplètes : recherche de coordonnées du patient externe ou de sa localisation en cas d'hospitalisation

Au secrétariat médical :

-Saisie et envoi des comptes rendus validés dans les meilleurs délais (48h max)
-Gestion du dossier du patient

-Gestion des appels téléphoniques :

-Classement des résultats d'analyses (anatomopathologie et biologie) dans le dossier du patient

Connaissances associées
- Gestion du stress, Capacités pédagogiques
- Bureautique (Osiris, Intranet, Word, Excel.)
- Communication et relationnel
- Utiliser les gestes et postures/manutention

QUALITÉS REQUISES
- Conscience professionnelle
- Esprit d'équipe, de solidarité, disponibilité
- Respect de la hiérarchie, sens du service public
- Sens de l'organisation, ordre, rigueur et faculté d'adaptation
- Esprit d'initiative, de dynamisme et d'implication
- Discrétion professionnelle, respect du secret médical, de la confidentialité
- Capacités relationnelles vis à vis de l'équipe et des patients

EXPÉRIENCES CONSEILLÉES
- Expérience professionnelle logistique, ouvrière ou technique dans un secteur hospitalier ou médicalisé
- Maîtrise de l'outil bureautique PC (logiciels Word, Excel)

Experience: Expérience exigée

L'hôpital universitaire Avicenne est un hôpital de l'AP-HP situé à Bobigny, en Seine-Saint-Denis (93). Il exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement.

Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales et chirurgicales dont la cancérologie avec un centre du thorax, l'obésité, la gériatrie.

Son expertise est également reconnue en chirurgie : thoracique & vasculaire, digestive, orthopédique & traumatologique,...