Coordinatrice des manifestations municipales

Réaliser le suivi organisationnel et administratifs d’événements/manifestations.

Activités poste

1) Réflexion stratégique
- Définir la stratégie évènementielle / Animation (contenu, cibles…), en étant force de proposition et en faisant preuve d’innovation, en relation avec l’équipe de direction et l’équipe municipale. Mettre en place des outils communs.
-Piloter et Planifier la réalisation des évènements, animations ou opérations spécifiques. Tenir l’agenda des manifestations.

2) Organiser les évènements municipaux
-Rechercher et sélectionner les prestataires et fournisseurs, les intervenants, les lieux…,
-Organiser les différentes réunions de coordination liées aux évènements et animations,
-Gérer les relations avec les associations locales (commerçants, associations sportives, acteurs culturels, …),
-Réaliser le suivi terrain des manifestations, du montage au démontage (manutentions comprises),
-Être garant de la sécurité du public et des équipes en prenant toutes les dispositions nécessaires,

3) Coordonner les moyens financiers, humains et techniques de la collectivité pour les optimiser
-Planifier et coordonner les ressources humaines ainsi que les ressources matérielles internes et externes, embauche d’intermittents et d’intérimaires
-Piloter, réaliser les démarches administratives, élaborer et/ou suivre les conventions et/ou les contrats,
-Constituer les dossiers d’autorisation administrative. (respect des contraintes et réglementations juridiques),
-Établir et suivre les rétroplannings,
-Élaborer et suivre les budgets en optimisant les coûts, - Régie pour Luteva
-Assurer les debriefings des évènements et animations,
-Assurer le reporting

4) En relation avec la communication municipale assurer la promotion des manifestations
- Organiser la diffusion des Affiches et des programmes
- Mobiliser les partenaires des manifestations pour qu’ils soient vecteurs de la communication de l’évènement
-Recherche de partenariats, de sponsors et partenaires financiers
-Participer au fonctionnement de l’espace Luteva (conseil de maison, de direction)…

Activités poste

1) Réflexion stratégique
- Définir la stratégie évènementielle / Animation (contenu, cibles…), en étant force de proposition et en faisant preuve d’innovation, en relation avec l’équipe de direction et l’équipe municipale. Mettre en place des outils communs.
-Piloter et Planifier la réalisation des évènements, animations ou opérations spécifiques. Tenir l’agenda des manifestations.

2) Organiser les évènements municipaux
-Rechercher et sélectionner les prestataires et fournisseurs, les intervenants, les lieux…,
-Organiser les différentes réunions de coordination liées aux évènements et animations,
-Gérer les relations avec les associations locales (commerçants, associations sportives, acteurs culturels, …),
-Réaliser le suivi terrain des manifestations, du montage au démontage (manutentions comprises),
-Être garant de la sécurité du public et des équipes en prenant toutes les dispositions nécessaires,

3) Coordonner les moyens financiers, humains et techniques de la collectivité pour les optimiser
-Planifier et coordonner les ressources humaines ainsi que les ressources matérielles internes et externes, embauche d’intermittents et d’intérimaires
-Piloter, réaliser les démarches administratives, élaborer et/ou suivre les conventions et/ou les contrats,
-Constituer les dossiers d’autorisation administrative. (respect des contraintes et réglementations juridiques),
-Établir et suivre les rétroplannings,
-Élaborer et suivre les budgets en optimisant les coûts, - Régie pour Luteva
-Assurer les debriefings des évènements et animations,
-Assurer le reporting

4) En relation avec la communication municipale assurer la promotion des manifestations
- Organiser la diffusion des Affiches et des programmes
- Mobiliser les partenaires des manifestations pour qu’ils soient vecteurs de la communication de l’évènement
-Recherche de partenariats, de sponsors et partenaires financiers
-Participer au fonctionnement de l’espace Luteva (conseil de maison, de direction)…

Connaissances
-Maîtrise de la gestion de projet, pilotage de prestataires et gestion de la relation client,
-Capacités relationnelles, rédactionnelles et de synthèse,
-Connaissance des métiers du spectacle et de l’animation,
- Maitrise informatique, gestion de budget
- Animation de réunion
- Règles de sécurité

 Savoir-faire

Sait mener de front plusieurs projets en même temps en gérant les priorités et les urgences,

Organiser un évènement, mobiliser et informer

Diffusion communication (agendas, réseaux sociaux…)

 Savoirs comportementaux

Sens du service public

Bon relationnel, diplomatie, écoute, discrétion

Goût pour le travail en équipe et la transversalité

Autonomie et rigueur

Sens de l’organisation (anticipation, méthode, planification)

Aptitude à rendre compte

Communication (Aptitude à la)

Doté d’un bon sens pratique

Adaptation (Capacité )

Esprit d'équipe

Réactivité

Poste à temps complet

Présence sur les réunions ou animations en dehors des plages horaires fixes