Au sein de la direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, DGA Direction Sécurité, Proximité et Citoyenneté, la cellule de direction s'appuie sur plusieurs sections :
- La gestion RH des effectifs de la direction en termes d'agents et de masse salariale ;
- L'élaboration et le suivi du budget ;
- L'élaboration et le suivi des marchés publics, l'analyse juridique et le suivi des contentieux ;
- Les missions de secrétariat de direction.
En qualité de Gestionnaire administratif et financier, au sein du service administratif, juridique et financier, vos missions seront :
- La coordination des marchés publics de la direction (gestion, suivi) ;
- La polyvalence des missions administratives dans l'équipe de direction notamment des courriers de l'état civil ainsi que la gestion des parafeurs ;
- L' analyse juridique et le suivi des contentieux.
* Gestion administrative des marchés publics :
- Aide à la rédaction des pièces d'un marché ;
- Saisie des marchés publics (saisie de la fiche de lancement à la notification) et des délibérations en lien avec la DAF ;
- Participation à la vérification et au suivi de la procédure marché (administratif, comptabilité, exécution, pénalités, révision tarifaire, etc) ;
- Saisie sur le logiciel métier dédié et mise à jour et suivi des tableaux de bord inhérents aux marchés.
* Aide au suivi administratif du dossier du Crématorium et des délibérations inhérentes :
- Suivi et contrôle de la DSP ;
- Suivi de l'inventaire et du volet financier et révision tarifaire ;
- Préparation des courriers, préparation des instances et participation aux commissions.
* Gestion administrative du secrétariat de direction
- Dactylographie, mise en forme de documents, rédaction de notes, de comptes-rendus et de rapports ;
- Gestion des courriers et parapheurs ;
- Gestion des boites mails génériques et des réponses effectuées ;
- Participation aux réunions de direction, des services.
* Suivi de tableaux de bord :
- Elaboration de tableaux de gestion, suivi et actualisation ;
- Alerte des services et direction.
* Support juridique :
- Rédaction et suivi en lien avec les services concernés, des délibérations, avenants et contrats ;
- Rédaction de mises en demeure, etc ;
- Recouvrement PDRS en lien avec la comptable (DAF) ;
- Veille juridique.
Conditions de travail :
- Cycle de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Utilisation d'équipements informatiques : oui ainsi que de logiciels " métier " et dédiés (elise, zedoc, oxyad, etc) ;
- Possibilités de dépassement d'horaires ;
- NBI : non ;
- RIFSEEP 5 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...)
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : tram arrêt Masséna ;
- Temps partiel possible : oui selon modalités consenties par la collectivité ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui bureau partagé ;
- Poste éligible au télétravail : oui dès autonomie - 1 jour maximum ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie de la Filière.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Idéalement niveau baccalauréat.
Compétences :
- Posséder de bonnes connaissances en finances publiques et marchés publics et se tenir informé des évolutions ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Mettre en place des dispositifs de contrôle budgétaire, mesurer les écarts et déclencher des procédures d'alerte ;
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou connues ;
- Faire preuve de rigueur dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager la responsabilité de la collectivité ;
- Centraliser des informations de sources variées et les organiser dans des documents conçus comme des outils d'aide à la décision ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Capacités rédactionnelles.
Qualités recherchées :
- Connaissances marchés publics, budgétaires ;
- Connaissances de la réglementation des finances publiques et des marchés publics ;
- Aisance rédactionnelle ;
- Organisation, rigueur et méthode ;
- Esprit d'équipe et diplomatie ;
- Bonne utilisation Word et Excel indispensable ;
- Sens du service public, discrétion, confidentialité.
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