Secrétaire administratif / secrétaire administrative (h/f)

PRÉSENTATION DE L'ASSOCIATION ET DE L'ÉTABLISSEMENT
Groupement de 6 Associations dans les secteurs de la protection de l'enfance, de l'éducation populaire et de la formation professionnelle, l'Union pour l'Enfance accompagne au quotidien plus de 450 enfants, adolescents et familles en s'appuyant sur les principes de la Psychoéducation. Convaincue que la qualité d'accompagnement passe aussi par la qualité de vie au travail de ses professionnels, l'Union pour l'Enfance favorise une relation managériale de proximité traduite dans sa Charte de Management.
Le Service d'Accueil Familial d'Ile de France accueille des mineurs de 0 à 18 ans, dans le cadre à la demande des services départementaux d'Aide Sociale à l'Enfance (ASE). Le service peut également accueillir des jeunes jusqu'à 21 ans pouvant signer un contrat jeune majeur avec l'ASE dont il dépend.

LES MISSIONS

Nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique. Il s'agit d'un poste central et multitâches, qui assure le bon fonctionnement des opérations administratives et qui apporte un soutien efficace à l'équipe. Ce poste est idéal pour une personne organisée, polyvalente et dotée d'un bon relationnel.

Nous vous confierons les missions suivantes :

- Accueillir les visiteurs lors des visites médiatisées et répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme
- Gérer le traitement du courrier entrant et sortant (tri, rédaction, envoi, classement)
- Rédiger les comptes rendus lors des réunions hebdomadaires et lors des plénières avec la participation des assistants familiaux
- Assurer le suivi éducatif : gestion des dossiers médicaux des jeunes accueillis, des dossiers CMU, des titres de transport, enregistrement des informations sur le logiciel métier NEMO.
- Etre en lien régulier avec les assistants familiaux, notamment concernant le suivi des feuilles de présence, les demandes de remboursements frais, de congés.
- Gérer la saisie des données des tableaux Excel relatif à l'activité du service
- Veiller au bon maintien de l'archivage de la documentation administrative
- Gérer les commandes de fournitures
- Organiser certains évènements du service (fête de noël, partenariat, séjours, évènements festifs.)

Puis dans un second temps, accueillir les jeunes majeurs qui se présentent au service, les accompagner sur rendez-vous dans leurs démarches administratives et d'insertion (CV, CSS, pièce d'identité, contrat d'apprentissage, Pass Navigo etc.) en collaboration avec l'éducateur référent et être un soutien des jeunes majeurs dans la gestion de leur vie quotidienne et l'apprentissage du savoir habiter.

PROFIL

Diplôme : minimum bac + 2 RH éducatif ou administratif
Expérience dans le secteur médico-social et/ou accompagnement d'un public vulnérable
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Maitrise des outils bureautiques

STATUT ET CONDITIONS DE TRAVAIL
Conditions de travail privilégiées : nombreux congés (5 semaines + 9 jours de congés supplémentaires par an), mutuelle (prise en charge employeur à 65%), Tickets restaurants, avantages CSE
Horaires de journée du lundi au vendredi, travail un samedi matin par mois sauf juillet et aout
Bureau aménagé en open space

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n'hésitez plus et faites-nous parvenir votre candidature (LM + CV impératif).

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.