Assistant adv f/h (nouvelle fenêtre)

Description de la mission

Nous recherchons un.e Assistant ADV pour venir rejoindre notre équipe Commerciale.

Le poste est rattaché à la Responsable ADV.

Nous proposons les missions suivantes :

· Accueil téléphonique des clients

oPrise de commandes

oRenseignements des délais et fabrications prévues

oRemise de prix aux clients de la distribution : propose avec l’aide de l’historique, valide avec le commercial quand il s’agit de demandes spécifiques,

oInformations des rendements de fabrication

oConfirmation des délais ou annonce de risque de retard

· Identification des clients et produits nouveaux

oValidation des informations clients / création fiches clients dans les systèmes et mises à jour,

oVérification du crédit accordé au client, information du risque au commercial,

oCréation des codes articles nouveaux

· Enregistrement des commandes dans les systèmes d’informations

oSaisie dans SAP des commandes, envoi des AR

oTransmission des commandes au planning au fur et à mesure des réceptions chaque jour,

oSaisie des informations principales de commandes dans le fichier client

· Vérifie en permanence les stocks existants et les produits pouvant être proposés avant de lancer en fabrication

· Production des listes de colisage du façonnage pour l’export.

· Suivi des stocks clients

oTenue sous excel des stocks de certains clients,

oInformation aux clients

oRelance en fabrication quand stock mini atteint, selon les clients

· Gestion des échantillons

oPréparation des demandes d’échantillons plus grands que les A3/ A4 : recherche des papiers dans les stocks, demande de coupe au façonnage, organiser l’envoi chez le client, saisie d’une commande d’échantillon dans SAP.

· Gestion administrative des non-conformités produits à partir des informations du service Qualité

oInformations à collecter auprès du client (souvent par téléphone),

oConstitution du dossier pour la qualité (quel N° de fab ? N° d’AR ?)

oOrganisation de la récupération de la marchandise si besoin

oIndemnisation du client (avoir à émettre, indemnités)

oGestion de la commande de remplacement

· Gestion de l’assurance-crédit

oOuvrir le compte pour tout nouveau client chez les organismes assureurs avant l’enregistrement de la 1ère commande,

oTenir informés les commerciaux des risques vis-à-vis du client

oSuivre les retards de paiement clients et s’assurer que l’encours autorisé n’est pas dépassé par l’enregistrement de nouvelles commandes

oGestion d’éventuels contentieux avec le crédit clients Groupe

oIdentification des créances douteuses pour informer la comptabilité

· Gestion des crédits documentaires

oGestion des différentes options selon les clients, les organismes financiers

oSuivre très précisément les demandes de documents

· Gestion du suivi documentaire des expéditions à l’exportation (contact avec la CCI via internet pour générer les certificats d’origine), mise en place des containers pour export maritime

· Archivage des données liées aux commandes/ factures

Profil

Formation commerciale type BAC +2

Anglais courant

Idéalement trilingue (allemand)

Expérience en relations commerciales > 5 ans

Aptitudes techniques requises

• Comprendre les besoins clients et les interpréter afin de suivre la gestion des commandes et transmettre les informations au planning (précision des informations, degré d’urgence à identifier),

• Maîtriser les outils informatiques (SAP impérativement, Excel, Outlook)

• Maitrise des techniques du commerce international (INCOTERMS, crédits documentaires, cautions bancaires, notions en douane export)

• Connaissances comptables permettant de suivre le crédit client, les encours et gérer les risques de dépassement des couvertures

• Connaissance des produits nouveaux, des contraintes de fabrication

Aptitudes comportementales requises

• Etre organisé, rigoureux

• Avoir une aisance relationnelle

• Dynamique, capacité de gérer des demandes soudaines / changements

• Capable de gérer les demandes exigeantes et urgentes des clients / commerciaux (infos de retard par exemple)