SES MISSIONS PRINCIPALES sont :
Coordination des secrétariats médicaux
Mettre en oeuvre et ajuster autant que de besoin les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés.
Définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chacune des secrétaires médicales compte tenu de leur affectation.
Pour cela :
- Fixer les objectifs à l'équipe, élaborer le programme de travail, et en assurer la coordination afin
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d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail ;
- Rendre compte de ses actions au supérieur hiérarchique ;
- Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariats ;
- Organiser l'arrivée de nouveaux agents, et des stagiaires ;
- Gérer quotidiennement les équipes ;
- Gérer les effectifs (candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
- Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation, absences etc. de telle sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti (gestion du temps de travail) ;
- Assurer le recrutement et la mobilité des secrétaires médicales ;
- Entretiens professionnels des agents et recueil des besoins en formation.
Gestion de projets
- Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets et les activités du domaine d'activité ;
- Proposer des organisations cibles ;
- Contrôler et suivre la qualité des prestations dans son domaine d'activités (ex : délai de frappe, suivi des LLS, etc.
- Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application ;
- Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activités ;
- Construction et utilisation des outils de pilotage, tableaux de bord et indicateurs ;
- Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions
d'amélioration ;
- Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travaux pour la bonne mise en oeuvre
des organisations des secrétariats médicaux ;
- Assurer les entretiens recrutement et la mise à jour des fiches de poste ;
Assurer la gestion des mobilités des secrétaires médicales.
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