Secrétaire administrative fonction accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi La personne devra assurer les missions principales suivantes :
Accueil physique du public ;
Accueil téléphonique ;
Gestion des tâches liées aux courriers ;
Dématérialisation des documents ;
Soutien à l’ensemble des tâches administratives
Sous la responsabilité de la secrétaire générale Missions / conditions d'exercice L’agent devra réaliser les missions suivantes relatives au poste.

•Aide au service des marchés publics : Gestion des commandes et achats de toutes fournitures, Suivi des contrats de maintenance, suivi des commandes
•Aide au secrétariat général : préparation des instances délibérantes, groupement d'achat et assurances
•Aide au secrétariat de direction : alimentation du site internet, réunion de collèges
•Accueil du public les lundis et mardis
•Archivage dossiers techniques
•Aide ponctuelle au service technique et TE

Missions relevant du service administratif : (en cas d’absence du binôme)
•Enregistrement du courrier : dématérialisation et enregistrement informatique.
•Enregistrement tri et transfert des mails
•Suivi des véhicules de la collectivité
•Gestion des commandes et achats de toutes fournitures
•Suivi des différents contrats maintenance
•Suivi, classement de la presse
•Archivage
•Tenue salles de réunions
•Aide au secrétariat général
•Aide au service
•Aide ponctuelle à tous les services administratifs (pôle direction, pôle communication, pôle finances)

Et toutes autres tâches nécessaires à l’organisation générale des services Profils recherchés Les « savoirs » :
Niveau BAC demandé.
Connaissances des collectivités territoriales et des règles administratives.

Les « savoir-faire » :
Bonne maîtrise des outils informatiques :
•Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Access)
•Internet/messagerie

Les « savoir-être » :
•Aisance relationnelle (contacts directs avec le public, les entreprises, prestataires, institutions)
•Discrétion
•Autonomie
•Réactivité
•Rigueur et méthode
•Aptitude au travail en équipe
•Amabilité