Assistant administratif et commercial f/h m/f

Assistant Administratif et Commercial F/H M/F

Chez Voltalia, nous sommes passionnés par les énergies renouvelables! Nous sommes producteur d'électricité à travers l'éolien, le solaire, l'hydroélectricité, la biomasse et le stockage et également fournisseur de services pour des clients tiers tels que le Développement, EPC, O&M et la Distribution. Aujourd'hui, nous sommes dans 20 pays, répartis sur 4 continents, et offrant une capacité opérationnelle globale à nos clients. Nous sommes cotés sur le marché Euronext à Paris depuis juillet 2014.

Sous l’autorité du Key Account manager, l’ Assistant Administratif et Commercial F/H est en charge de bout en bout de la gestion des commandes et de la coordination avec les équipes opérationnelles de la livraison de la commande. Elle réalise également des missions transverses d’office management et de facturation avec le service comptabilité.

Gérer les commandes

1. Recevoir et traiter les commandes des clients.
2. Vérifier l'exactitude des informations relatives aux produits et conditions contractuelles, quantités, prix, etc.
3. Se coordonner avec les équipes internes et s'assurer de la disponibilité des stocks et de la faisabilité des commandes.
4. Suivre les commandes de leur création à leur livraison, en garantissant leur conformité et leur ponctualité.

Assurer le soutien administratif

5. Maintenir et mettre à jour les bases de données clients dans les systèmes internes de gestion des clients et des commandes (ERP/CRM)
6. Répondre aux demandes des clients, y compris les demandes de renseignements et les réclamations.
7. Transmettre les informations sur les conditions contractuelles de vente aux services internes concernés

Coordonner les expéditions

8. Collaborer avec l'équipe logistique pour planifier et organiser les expéditions des produits.
9. S'assurer de la conformité des documents d'expédition et de la coordination des transports.
10. Suivre les envois pour garantir une livraison réussie.

Gérer les aspects financiers

11. Assurer le suivi des paiements.
12. Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les litiges éventuels
13. Maintenir des registres précis des transactions financières liées aux ventes

Gérer les comptes et relations clients

14. Communiquer avec les clients sur les délais de livraison et les échanges de matériel sous garantie
15. Contrôler les comptes clients, contrôler la limite de crédit disponible (l'approbation des limites de crédit sera dirigée par le directeur des ventes), les factures en souffrance, les paiements entrants, entre autres, en étroite collaboration avec le service de trésorerie.
16. Traiter les demandes et les plaintes : suivre les procédures internes pour traiter les plaintes, et effectuer un suivi régulier avec les équipes impliquées pour s’assurer de la résolution du problème.
17. Gérer les comptes clients : mettre à jour les profils clients dans l’outil interne de gestion des clients
18. Suivre la satisfaction client

Missions transverses

19. Gestion régulière de la logistique quotidienne et des besoins administratifs
20. Gérer les courriers entrants / sortants
21. Répondre ou transférer les demandes reçues via la boite mail générique

QUALIFICATIONS

Niveau de diplôme : Bac+2 en administration des ventes avec une expérience de 5 ans dans le domaine commercial

Domaine de connaissances :

22. Connaissances générales dans le domaine de la gestion de contrats
23. Connaissances générales de logiciel commercial type CRM et ERP
24. Connaissances générales dans la comptabilité
25. Connaissances générales dans le domaine commercial
26. Maîtriser (écrire, comprendre, s’exprimer) l’anglais professionnel
27. Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, MS project etc.)

COMPETENCES CLES

28. Autonome
29. Rigoureux(se), méthodique, organisé(e)
30. Proactif(ve)
31. Très bonne capacité d’adaptation à une structure et une organisation changeante
32. Réactivité, polyvalent(e) et capable de mener correctement plusieurs tâches de front
33. Bonne communication (oral et écrite)
34. Esprit d’équipe
35. Démontre une attitude et un état d’esprit positif