RESPONSABILITÉS :
La personne recrutée aura pour mission de contribuer à la gestion administrative et financière d'une unité multi-tutelles (CNRS, INSERM, Université Paul Sabatier, Établissement Français du sang), au sein de l'équipe des services généraux.
1 ) Gestion administrative et financière
- Assurer la gestion administrative de l'unité en lien avec les tutelles
- Assurer le bon fonctionnement logistique de l'unité (gestion des salles de réunion, gestion des badges d'accès et restauration collective)
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Informer et accompagner les personnels dans leurs démarches administratives
- Sélectionner et diffuser les informations liées à la vie de l'unité
- Assurer la mise à jours de listes de diffusion et la modération des messages en lien avec le SSI de l'INSERM
- Assurer la gestion des documents et notes réglementaires (diffusion, archivage)
- Organiser le système d'archivage documentaire de l'unité pour répondre aux obligations légales
- Assurer le suivi des publications de l'unité : saisie des articles acceptés dans la base de données interne et diffusion d'articles scientifiques de niveau recherche dans HAL
- Créer et compléter au fil de l'eau les tableaux d'indicateurs (RH, Productions scientifiques, formation...) conformément aux besoins de statistiques du HCERES
- Gestion financière des dépenses communes de l'unité : dépenses de fonctionnement équipement et missions sur les outils spécifiques des tutelles.
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances :
Connaissances générales du mode de fonctionnement des administrations publiques ;
Connaissance de l'enseignement supérieur et la recherche,
Connaissance de la gestion des ressources humaines ; techniques de communication,
Connaissance de l'environnement professionnel et des réseaux professionnels.
Savoir faire technique :
Savoir gérer et prioriser son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe/réactivité
Savoir rendre compte-Communiquer et faire preuve de pédagogie-
Mettre en œuvre des procédures et des règles-
Travailler en équipe-uiliser les logiciels spécifiques à l'activité des tutelles-qualités rédactionnelles-
Esprit d'analyse et de synthèse.
Savoirs comportementaux :
Adaptabilité aux évolutions ;
Curiosité ;
Sens de l'anticipation ;
Prise d'initiative ; Confidentialité-rigueur/fiabilité ;
Disponibilité, sens relationnel
Avantages :
- Contributions aux frais de transport en commun
- Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
- Contributions à la complémentaire santé
- Subvention restauration collective
- Chèques vacances
- Service social
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Activités sportives et culturelles
- Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
- Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
- Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
- Télétravail possible en fonction du poste
- 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
- Possibilité d'aménagement du temps de travail
- Crèche
- Formations
Experience: Débutant accepté
Qualification: Employé qualifié
Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025. L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels.
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