Assistant administratif – comptable (h/f)

Vos missions

Activités principales
Missions administratives et de gestion

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique
2. Organiser et préparer les réunions internes et externes
3. Rédiger les courriers, convocations/invitations, notes, synthèses et comptes rendus et traiter les courriers entrants/sortants, assurer le classement et la reprographie
4. Réaliser et suivre les tableaux de bord nécessaires à l’activité de la Direction
5. Assurer une aide administrative des demandes Rh (transmission, scanne, classement, ordres de mission… )
6. Vérifier et transmettre les éléments variables de paie issus de frais annexes, de défraiement…
7. Suivre et mettre à jour le site internet et les supports extérieurs de communication et assurer leur diffusion
8. Actualiser l’évolution des informations notamment du portail famille et des sites extérieurs identifiés
9. Assurer l’archivage des dossiers en lien avec le service des archives

Missions budgétaires et comptables

10. Assurer le suivi de la comptabilité dans son exécution comptable
11. Établir les bons de commande, y compris ceux des structures
12. Établir les engagements de dépenses et de recettes
13. Exécuter le suivi des recettes issues des facturations des structures, des différentes régies et de leur organisation, des aides financières issues des différentes activités (bonus territoire… )
14. Assurer le traitement des refacturations en lien avec les conventions de mise à disposition (locaux, personnel)
15. Contrôler la facturation et les formules d’actualisation/révisions des prix des prestataires de service
16. Suivre les données financières issues de la refacturation de la Dsp Brezolles/Laons, de I’Ase Mézières

Activités secondaires

17. Assurer le suivi de certaines tâches administratives
18. Intervenir en aide technique ponctuelle lors d’évènementiels
19. Assurer l’interface avec le service juridique en tant que référent «assurances»
20. Réaliser les commandes pour le service et gérer l’inventaire du gros matériel