Gestionnaire administratif accueil etat civil urbanisme ecoles

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative TRAITEMENT INDICIAIRE+RIFSEEP+CNAS Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la secrétaire générale, l'assistant(e) administratif (ve) aura pour missions principales :
- d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public
- la gestion administrative Etat-Civil, population, élections, cimetière, école et périscolaire - la pré-instruction des dossiers d'urbanisme

Activité secondaire : encadrer les enfants à la garderie et au restaurant scolaire

Garant de l’image de la commune auprès des administrés, avec lesquels il sera en contact direct au quotidien, il devra faire preuve d’un savoir-être exemplaire. Missions / conditions d'exercice ACCUEIL DU PUBLIC ET SECRETARIAT
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
-Gérer les formalités administratives courantes relevant de la compétence de la commune dans les domaines suivants : population, état civil, cimetière, urbanisme, recensement militaire, élections, débits de boisson temporaire, manifestations des associations, aide sociale, salles communales, école et services périscolaires.
-Réaliser les tâches courantes de secrétariat de la commune et du CCAS : réception, préparation et envoi des courriers et invitations (réunions, commissions, commémorations …), y compris des courriers électroniques, prise de notes, préparation de dossiers ; enregistrement du courrier arrivée et départ
-tenir le planning de réservations des salles (Cep d’Or, Salle des Fêtes, Maison des Associations), établir et suivre les conventions de mise à disposition des salles, gérer le nettoyage des salles avec le prestataire et le personnel communal
-Afficher des informations sur panneau pocket, panneau d’information, site
-Echanger avec les associations pour établir le calendrier annuel d’utilisation des salles et manifestations et établir les dossiers de demande de subvention
ETAT CIVIL
-Mettre en forme et saisir les actes d’état civil dans le logiciel HORIZON ON LINE : naissances, reconnaissances, mariages, décès, transcriptions,…
-Tenir à jour les registres, les livrets de famille et apposer les mentions utiles
-Délivrer sur demande des extraits de registres (naissance, mariage, décès,…)
-Enregistrer et traiter les dossiers de recensement militaire (envoi INSEE)
-Préparer et suivre les dossiers et cérémonies de mariage et de baptême
-Enregistrer et délivrer les PACS. Entretiens avec les intéressés et signature des PACS
-MISSION POPULATION/ELECTIONS
-Tenir à jour le fichier électoral : inscriptions sur les listes, transmission à l’INSEE, révisions annuelles, tableau annuel, refontes, cartes électorales,…
MISSION GESTION DES CIMETIERES
-Enregistrer et gérer les demandes de concession, renouvellement, abandon,
-Gérer les demandes d’autorisation de travaux en relations avec les Pompes Funèbres
-Gérer les procédures de reprises,
MISSION URBANISME
-Enregistrer et pré-instruire les dossiers d’urbanisme : PC, DP, CU, DIA
-Envoyer les dossiers au service instructeur
-Gérer les dossiers avec le service instructeur
-Répondre aux demandes de renseignements d’urbanisme de particuliers, de notaires, agences immobilières
MISSION GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DES INSCRIPTIONS A L’ECOLE
ET AU PERISCOLAIRE CANTINE/GARDERIE
-Inscrire les enfants à l’école en lien avec la directrice de l’école
-Inscrire les enfants aux structures périscolaires (garderie et restaurant scolaire)
-Suivre les fréquentations pour la cantine et la garderie
-Gérer les commandes des repas et du pain
MISSION TEMPS PERISCOLAIRE DU MATIN
-Encadrer les enfants, les activités et les jeux libres
-Coordonner les services périscolaires
MISSION TEMPS PERISCOLAIRE DU REPAS
-Encadrer les enfants après le repas Profils recherchés Savoir-faire
-Expérience souhaitée dans le domaine de l’accueil en particulier au sein d‘une commune d’une strate comparable
-Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, internet et messagerie ;
- Connaissances en état-civil et élections fortement souhaitées
- La maitrise du logiciel JVS Horizonline serait un plus
- La maitrise du logiciel OXALIS serait un plus

Savoir-être :
-Sens du contact et du service public, qualités d’écoute et de dialogue
-Réserve et discrétion professionnelles
-Bonne qualité rédactionnelle
-Réactivité, adaptabilité, capacité à travailler en autonomie comme en équipe restreinte
-Savoir rendre compte à sa hiérarchie et respecter la ligne hiérarchique
-Méthode et rigueur dans son travail

Savoirs
Être titulaire du, CAP Petite enfance ou BPJEPS serait un atout supplémentaire

Travail 1 samedi matin sur 2. Semaine de travail possible sur 4 jours ou 4 jours 1/2