DEFINITION GENERALE DE LA FONCTION
Le poste de coordinatrice des secrétaires est partagé à 70% sur le pôle de chirurgie, en collaboration d’une seconde coordinatrice, et à 30% sur le secteur d’anesthésie-réanimation. Cette organisation offre une vision globale des parcours patients chirurgicaux et de soins critiques qui sont étroitement liés.
La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l’encadrement de proximité et l’animation d’équipes de secrétaires dont il est hiérarchiquement responsable. Le/la coordonnateur/trice des secrétariats est en contact permanent avec les chefs de service, l’encadrement supérieur et les cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles (RH, SIL, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.). Il travaille sous l’autorité hiérarchique des Cadres Administratifs de Pôle et coordonne :
Environ 40 ETP de secrétaires médicales sur le pôle de chirurgie ; 20 ETP sur le secteur d’anesthésie réanimation.
DOMAINES D’ACTIVITE ET PRINCIPALES TÂCHES DU POSTE :
1. Gestion des ressources humaines : Il assure la gestion de proximité du secteur dont il a la charge, le suivi des situations individuelles des secrétaires médicales, l’animation de réunions d’équipes régulières au sein des secrétariats, la gestion de l'absentéisme, l’organisation du recrutement des nouveaux agents, la préparation et la réalisation des entretiens de notation, la préparation du plan de formation, la gestion des plannings, et le suivi des stagiaires.
2. Participation à la gestion de projets : Sous la responsabilité des cadres administratifs, il participe et conduit les projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles.
3. Missions diverses : Organisation de réunions, rédaction et diffusion de compte rendu de réunion, soutien logistique aux secrétariats, suppléance de l’assistante de direction.
Qualifications requises :
Une parfaite connaissance du métier de secrétaire médicale est demandée - Titre de secrétaire médicale et médico-sociale de niveau IV recommandé.
Savoir être / Savoir faire :
* Compétences managériales et animation d’équipe
* Capacité relationnelle, diplomatie, discrétion
* Disponibilité
* Sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités
* Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte
* Esprit d’équipe
* Maîtrise de l’outil informatique et des progiciels disponibles
* La connaissance du logiciel de gestion du temps de travail serait un plus.
Conditions de travail :
* Poste à 100% avec repos fixe (samedi et dimanche)
* Horaires hebdomadaires de 37h30 (28 jours de Congés annuels et 15 RTT)
* Télétravail possible 1 jour par semaine
* Accès à des cours de sport gratuits, un espace de déconnexion, etc.
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement. Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité d’accéder au statut de la fonction publique par la voie des concours.
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