Secrétaire médicale pour l'unité de chirurgie ambulatoire (uca) (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'unité de chirurgie ambulatoire est composée de 20 places. Le service est ouvert du lundi au vendredi de 7h à 20h.
L'équipe est composée de 7 IDE, de 4 AS, de 2 ASH et de 2 secrétaires.
Nous accueillons les patients qui bénéficient d'un acte chirurgical sur la journée.
Les spécialités pratiquées :
Ophtalmologie - Maxillo facial - Oto-rhino-laryngologie - Orthopédie - Endoscopie digestive - Digestif - Viscéral - Vasculaire - Gynécologie - Urologie
- Accueil téléphonique et physique des patients.
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Appel des patients la veille de leur hospitalisation pour ceux qui n'ont pas de portable, sinon ils reçoivent un sms.
- Gestion des dossiers des patients hospitalisés (recherche de dossier, préparation des dossiers en collaboration avec les infirmières du service).
- Saisie des comptes-rendus opératoires et comptes-rendus d'hospitalisation.
- Saisie des ordonnances d'antalgiques et de pansements selon les consignes des chirurgiens, arrêts de travail, bons de transports, dispenses scolaire et de sports, rendez-vous post-opératoire.
- Remise des papiers de sortie aux patients.
- Cotations des diagnostics et éventuels actes chirurgicaux dans le logiciel CORA
- Classement des documents dans le dossier patient.
- Tri du courrier.
- Vérifier les plannings et dossiers du lendemain (consultation d'anesthésie manquante, rajouts, annulations, horaires, etc...) toutes spécialités confondues,
- Gestion des commandes de matériel et rangement des fournitures de bureau
- Participer aux différents groupes de travail et de projet, notamment dans le cadre des certifications
- Participer aux réunions de service
La secrétaire médicale de l'UCA doit impérativement maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique et connaître les circuits de prise en charge de ces différentes activités.
- Maîtriser les outils comme HOPITAL MANAGER, HOPITAL MANAGER PRODUCTION, la messagerie SISRA, CORA pour les cotations
- L'ensemble des missions sont gérées mutuellement par les deux secrétaires de l'unité plus un agent de gestion administrative

PROFIL RECHERCHÉ :

Aptitudes requises :
- Qualités d'accueil
- Disponibilité
- Prise d'initiatives
- Sens de l'organisation et de la méthode, anticipation
- Aptitude à prioriser, planifier et gérer son temps de travail
- Aptitude à travailler en équipe
- Respect du secret professionnel et de la confidentialité
- Capacités relationnelles et d'écoute (accueil physique et téléphonique des patients, échanges avec les professionnels de l'établissement, relations avec les divers interlocuteurs extérieurs)
Compétences souhaitées :
- Baccalauréat en sciences médico-sociales ou formation équivalente et/ou concours d'assistante médico-administrative.
- Formation bureautique
- Excellente orthographe et bonne connaissance des termes médicaux.
- Maîtrise des logiciels WORD, EXCEL
- Maîtrise de la dictée numérique
- Rapidité de frappe.
- Codage des actes et diagnostics.
- Connaissance des droits des usagers et système de santé.
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement.
Poste classé à repos fixe : du lundi au vendredi
Horaires : 8h30-16h30 et 10h -18h en alternance une semaine sur deux.
Quotité Temps de Travail : 100% - 37h30 par semaine -25 CA - 14 RTT