Assist(ante) de direction chargé(e) de communication

• Intitulé du poste : Assistant(e) de direction et Chargé(e) de communication

• Service : Direction Générale / Pôle Administration Générale et Richesses Humaines

• Position hiérarchique : Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général des Services et de la Responsable du Pôle AGRH, et en lien étroit avec les élus et l'ensemble des services.

L'assistant(e) de direction et chargé(e) de communication assure :

• L'organisation et la gestion administrative de la Direction Générale et du pôle AGRH.

• L’appui au pilotage et la mise en œuvre des actions de communication interne et externe du CDG971.

• La coordination avec les différents acteurs (élus, managers, partenaires externes).

Activités principales

Missions administratives et de secrétariat

Appui au Directeur Général

• Accueil physique et téléphonique / gestion des appels téléphoniques.

• Gestion de l’agenda, organisation et planification des réunions et rendez-vous

• Organisation et suivi des déplacements du Directeur Général et des élus (réservations, transports, hébergements).

• Coordination de la logistique du Directeur Général (suivi des demandes de fournitures de bureau, commandes à l'imprimerie, etc.).

• Suivi des projets et activités.

• Rédaction et/ou saisie de documents (notes, courriers, comptes rendus, etc.).

Organisation des Assemblées

• Envoi des convocations, coordination des différents documents de travail (collecte auprès des services, préparation des dossiers, rédaction de P.V.), vérification du quorum...

• Réservation de salles et de moyens en relation avec le Pôle RCT.

• Suivi des frais de missions des élus

• Suivi administratif des assemblées :

o Traitement et édition des extraits des registres et des délibérations

o Contrôle de légalité, affichages, diffusions dans les services,

o Tenue du registre des délibérations

• Suivi et mise à jour des tableaux de bord, documents supports, procédures, répertoires, listes de diffusion, …

Secrétariat Général

• Suivi et veille du courrier entrant – tri et répartition dans les différents services, classement.

• Elaboration et suivi du courrier sortant

• Constitution de dossier, rédaction de compte rendu de réunions, mise en forme de courriers divers, rédaction de notes, de courriers, de comptes rendus, de relevés de décisions… à partir de consignes orales et/ou de dossiers

• Suivi des parapheurs (vérification, mise à la signatures, dispatching…)

• Suivi et classement (dossiers, réunions, courrier…) archivage

• Réalisation de tableaux de bord

• Coordination et suivi des rapports d’activité

• Appui à l’organisation de réunions et d’évènements (séminaires élus et agents, petit-déjeuner d’accueil, conférence régionale emploi territorial, matinales RH, …)

Missions de communication interne et externe

Sous la responsabilité de la Direction Générale, et de la Responsable du pôle AGRH :
- Participe, en collaboration avec le service RH, et en coordination avec les autres pôles, à la mise en œuvre de la communication interne du CDG 971.
- Participe à la conception et à la mise en œuvre des actions et supports de communication et des événements externes du CDG971 :

• Création et la diffusion des supports de communication (plaquettes, newsletters, affiches, etc.).

• Production des contenus de communication et au déploiement des plans de communication.

• Réalisation de supports graphiques, audiovisuels et écrits en fonction des publics ciblés.

• Développement des communications numériques.

• Gestion des relations avec la Presse (rédaction de communiqués et dossiers de presse).

• Organisation des évènements institutionnels et promotionnels du CDG 971.

Missions transversales

• Appuyer les pôles dans l'organisation et la diffusion de leurs actions.

• Assurer une veille informationnelle dans les domaines d’activités du CDG971.

• Réaliser des bilans d’activités et évaluer les actions de communication menées.

Conditions de recrutement, Expérience et Diplômes

• Recrutement par voie statutaire

• Cadre d’emploi : adjoint administratif – catégorie C

• Régime indemnitaire et avantages CNAS,

• Participation employeur mutuelle et prévoyance,

• Permis B obligatoire

• Poste à temps complet 35h00

• Diplôme de niveau Bac+2 minimum en gestion administrative, communication ou domaine équivalent.

• Expérience significative dans des fonctions similaires souhaitée.

Compétences et Qualités

Compétences techniques

• Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.

• Connaissance du fonctionnement des assemblées et du statut de l’élu local.

• Connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés, etc.).

• Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Connaissance des logiciels de communication et de création graphique (Canva, Photoshop…).

• Maîtrise des plateformes de gestion des réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.).

• Maîtrise des techniques d’information et de communication multimédia.

• Capacité à réaliser des bilans et évaluer les actions menées.

• Capacité à organiser la diffusion des actions en appui aux pôles.

• Capacité à assurer une veille informationnelle efficace dans les domaines d’activités du CDG971.

Compétences relationnelles et sociales

• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.

• Aisance relationnelle et goût du travail en équipe.

• Sens du service public.

• Établir et entretenir une relation de confiance avec la hiérarchie, les élus et les partenaires.

• Être facilitateur et faire preuve de discrétion professionnelle.

• Être capable d'adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.

• Créativité et force de proposition.

• Être rigoureux, proactif et force de proposition.

Compétences d'organisation

• Capacité de planification et d’organisation des activités en fonction des échéances et des priorités.

• Savoir identifier et hiérarchiser les priorités et faire preuve d'anticipation.

• Savoir gérer les urgences et les délais.

• Capacité à organiser efficacement les activités dans un contexte de forte variabilité.

Compétences d'adaptation

• Capacité à travailler en mode projet.

• Autonomie dans l'organisation du travail.

• Qualités d’analyse et de synthèse.

• Capacité à gérer des situations d’urgence et de stress.

• Capacité à s’adapter à des interlocuteurs et des contextes variés.

5. Relations fonctionnelles et hiérarchiques

• Travail en lien direct avec la Responsable du pôle AGRH, le DGS et les DGA, et en collaboration avec les autres responsables de pôle et les agents du CDG971.

• Collaboration avec les partenaires externes et institutionnels.

6. Contraintes particulières du poste

• Devoir de réserve

• Disponibilité pour gérer les urgences et accompagner les évènements institutionnels.

• Déplacements possibles dans le cadre des actions de communication et de sensibilisation.

• Horaires réguliers avec des Pics d'activité lors de la préparation d’évènements ou de réunions stratégiques.

• Travail sur écran