Contexte du recrutement et définition de poste
Au sein de la DGA Famille, Éducation, Sports et Loisirs, le service « Travaux » de la Direction Education recueille les demandes d’interventions nécessaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de la Ville de Nice.
Il programme les travaux à réaliser, gère en régie les travaux de maintenance et assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs.
En qualité de Gestionnaire administratif opérateur de saisie, vous assurerez :
- La création et/ou traitement des demandes d’intervention des écoles sur le logiciel dédié (ASTECH/OPUS).
- Le suivi des interventions.
- L'exécution de certaines tâches administratives.
MISSIONS PRINCIPALES :
Traitement des demandes formulées dans la boite mail générique du service :
*Lecture rapide des mails sur la boite générique pour identification des urgences :
- Création des fiches d’intervention sur AS-TECH.
- Réaffectation des demandes ne relevant pas des ateliers scolaires et opérer leur suivi (travaux en régie/ travaux externalisés).
* Traitement du reste des demandes figurant dans la boite générique :
- Saisie dans OPUS pour agréments dans AS-TECH et impression fiche d’intervention.
- Réponse aux écoles + copie ateliers scolaire pour classement « DOSSIERS ECOLE ».
Traitement des demandes formulées sur OPUS :
- Visualisation des demandes en attente sur OPUS.
- Vérification de l’existence des demandes dans AS-TECH.
- Agréments des demandes (ou refus selon le cas et réaffectations des demandes).
- Impression des fiches d’intervention.
Réception des appels téléphoniques pour traitement des urgences :
- Création de la fiche d’intervention en direct sur le logiciel AS-TECH pour transmission au responsable d’unité concerné.
- Renseignement sur le suivi des demandes aux différents interlocuteurs.
Traitement des fiches journalières :
- Pointage et suivi des fiches journalières des agents de chaque unité.
- Saisie des fiches journalières dans le logiciel AS-TECH.
MISSIONS OCCASIONNELLES :
Exécution de certaines missions administratives :
- Tenue de tableaux de suivi (intempéries, prestataires…).
- Classement et archivage de documents.
- Préparation de réponses des suivis d’interventions pour les divers correspondants.
- Suppléant pour la tenue des statistiques du service.
Conditions de travail :
- Travail de bureau.
- Activité principale sur écran informatique.
- Travail 37 heures 30 sur 5 j + 14 j RTT (journée de solidarité déduite).
- NBI : non.
- RIFSEEP 6.
NOUS REJOINDRE – NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT). 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.
- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.
- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profil recherché
Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la filière Administrative ou Technique.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Baccalauréat professionnel Secrétariat/Brevet d'Etudes Professionnelles Secrétariat.
Compétences :
- Recueillir et insérer des données dans la base existante.
- Savoir utiliser les logiciels mis à sa disposition.
- Se conformer aux procédures mises en place.
- Connaître l'organisation fonctionnelle de son service et en suivre les évolutions.
- Être capable de prioriser les demandes urgentes.
- Connaître les modes de classement et d'archivage des documents.
- Apporter sa contribution à un groupe de travail.
- Formation au logiciel de gestion interne OPUS et ASTECH.
- Formation EXCEL.
Qualités :
- Maitrise de l’outil informatique.
- Connaissance du logiciel OPUS/ASTECH.
- Rigueur et méthode.
- Gestion des urgences .
- Rapidité d'exécution.
- Aptitude à travailler en équipe.
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