Secrétaire médical/secrétaire médicale

POLE 005 DES MALADIES DE L'APPAREIL DIGESTIF Intersites Nord et Timone

Fiche de poste – AMA Secrétariat chirurgie digestive Hôpital Timone

Rédigée par : Mme PICCIONE Floriane Cadre Administratif du Pôle

Vérifiée par : Mme YAAGOUB Rachel Directeur Référent du Pôle

Approuvée par : Pr. GRANDVAL Chef de Pôle

Date d’application : 10/12/2024 - V.3

1.1 RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU POSTE DE TRAVAIL

Le Département de Chirurgie Générale digestive et de Transplantation Hépatique est réparti sur les deux sites l'Hôpital de la Timone et l'Hôpital Nord. Spécificités particulières / Conditions de recrutement : Une expérience professionnelle en secrétariat médical est appréciée. La connaissance des outils informatiques est indispensable. La connaissance de la spécialité serait un plus.

1.1.1 Présentation du service :

Amplitude d'ouverture du service : de 8 H à 17 H du lundi au vendredi. Activité clinique de l'unité fonctionnelle de chirurgie digestive année 2023 :

* nombre d'entrées : 1750 entrées en hospitalisation conventionnelle
* nombre de consultations : 2668 consultations médicales réalisées

1.1.2 Horaire de travail :

* Poste à 100 %
* Vacation en 7H48 par jour avec 28 CA et 19 RTT
* 1/2 H repas incluse dans le temps de travail
* Horaires adaptables en fonction de l'activité et des besoins du service
* Cycle de travail : Guide GTT

Les vacations sont variables en fonction du planning. Les principaux horaires sont:

* De 8 H à 15 H 48
* De 9 H 12 à 17 H

1.1.3 Définition du poste :

Le secrétariat de chirurgie générale et digestive et transplantation hépatique est situé au 11ème étage de l'IGH de l'Hôpital de la Timone, et est rattaché au pôle des Maladies de l'Appareil Digestif. La secrétaire travaille en binôme avec une autre secrétaire du service de chirurgie digestive, mais également en étroite collaboration avec la secrétaire médiale de greffe hépatique et les secrétaires de pool du pôle site Timone. Elle assure l'ensemble des missions détaillées ci-après.

1.1.4 Organisation des besoins de suppléance :

Pendant les absences programmées pour congés (CA, RTT,...), le minimum requis d'AMA présente par jour est d'une secrétaire sur deux. Les secrétaires sont complémentaires et tournent sur les différentes missions pour assurer une continuité de service.

1.2 RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

Relations hiérarchiques :

* Directeur Référent du Pôle MAD
* Cadre Administratif du Pôle MAD

Relations fonctionnelles :

Les secrétaires sont également placées sous l'autorité fonctionnelle du chef de service, du cadre supérieur de santé du pôle et du cadre de santé du service dont elle dépend. Elle travaille:

* Avec les équipes médicales et soignantes (unité d'hospitalisation et consultations)
* Avec les autres secrétariats du pôle et hors pôle
* Avec la Direction du site et les Directions Fonctionnelles
* Avec la Faculté de Médecine et l'Université de la Méditerranée

1.3 ACTIVITES DU POSTE DE TRAVAIL

- Accueil physique et téléphonique :

* La secrétaire oriente les patients qui se présentent en consultation vers les infirmières de consultations ; En cas d'absence ou de besoin, la secrétaire accueille les patients et procède à leur enregistrement ;
* Réception des appels téléphoniques internes ou externes des patients, leurs proches ou tout autre interlocuteur ;

- Gestion, mise à jour jusqu'à l'archivage des dossiers patients :

* La secrétaire s'assure de la bonne gestion des dossiers patients informatisés (DPI) dans le logiciel Axigate pour l'ensemble des patients
* Numérisation des documents médicaux divers dans le DPI (reçus par mails, fax...).
* Archivage des dossiers des patients selon la réglementation via le logiciel ARCHIVES.

- Comptes rendus de consultations :

* Frappe du courrier dicté via les logiciels internes APHM
* Impression du CRC et envoi des courriers aux bons interlocuteurs (patients/médecins traitants) ou via la MSSANTE

- Comptes rendus chirurgicaux et opératoires :

* Vérification dans Axigate si validation des CRO et courriers de consultations par les médecins dicteurs. Si besoin, récupération de résultats d'examens divers:
* Soit : Relecture, correction, mise en page des CRO tapés par les internes
* Soit : frappe des CRO dictés via logiciels internes
* Diffusion des CRO, une fois validés, aux bons interlocuteurs (patients/médecins traitants) ou via la MSSANTE
* La secrétaire peut également être amenée à taper les comptes rendus de greffe ;

- Codage des actes médicaux :

* La secrétaire s'assure à chaque fin de vacation de consultations médicales, que les rendez-vous soient mentionnés « réalisé »
* Relance régulièrement les équipes médicales sur la mise à jour du codage du service, en lien avec le Service d'Information Médicale et le bureau des entrées et soins externes

- Autres tâches administratives afférentes à la spécialité :

* Gestion de la boîte mail de service au quotidien.
* Gestion des plannings des médecins
* Réception du courrier quotidien et dispatching dans les bannettes médecins.
* Préparation hebdomadaire du planning prévisionnel opératoire des médecins/internes/externes du mois suivant
* Mise à jour des statistiques de consultation interservices, demandées par les médecins ou l'encadrement, via le dossier partagé.
* Gestion des expertises et avis médicaux des autres services de l'hôpital selon règlementation.
* Demande par GDD pour faire descendre les dossiers des années précédentes aux archives centrales par les archivistes.
* Commandes mensuelles de matériels du service et fournitures papeterie et récupération des commandes à l'Editique si besoin.

1.4 CAPACITES, COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE :

Aptitudes et connaissances requises :

* Capacité d'adaptation et d'écoute
* Sens de l'organisation, discrétion et rigueur
* Esprit d'équipe et prises d'initiatives
* Réactivité
* Connaissances approfondies de la fonction de secrétaire médicale
* Maîtrise des règles de fonctionnement institutionnel d'un CHU et de son financement

Compétences requises :

* Bonne utilisation du Pack office Word/Excel/PowerPoint
* Bonne communication écrite et orale
* Respect du secret professionnel
* Bonne capacité rédactionnelle et connaissances en orthographe et grammaire
* Vocabulaire et terminologie médicale

Connaissances professionnelles :

* Logiciels internes: AXIGATE, VISUAL PATIENT, RCP, CORA, PASTEL, DICT' DRAGON, ARCHIVES, SAGE, CRISTAL.
* Droit des usagers du système de santé
* Règlementation des archives