Assistant / assistante export (h/f)

Description du poste :
Rattaché au responsable ADV et Appros Export, l'assistant commercial export gère le suivi administratif des commandes des clients à l'export.
Description du profil :
L'Assistant Commercial Export est en relation avec l'ensemble des acteurs
de l'export : la clientèle étrangère, les intermédiaires, transporteurs,
transitaires, banques, etc.
En interne, il est en relation étroite avec son supérieur hiérarchique et
l'ensemble de l'équipe commerciale Export.
CONNAITRE LES PRODUITS
- Connaître les produits de l'entreprise.
- Connaître le vocabulaire technique du domaine dans lequel s'exerce
l'emploi.
- Connaître le domaine d'activité général de l'entreprise.
- Se tenir informé de l'évolution des réglementations et des nouvelles
techniques dans son domaine.
ASSURER UNE FONCTION COMMERCIALE ET GÉRER L'ADV
- Répondre aux clients par téléphone (dans le domaine commercial et
technique si possible).
- Envoyer les catalogues et documentations commerciales aux clients.
- Traiter directement avec les clients (demande de paiement d'avance,
commande incomplète, autres renseignements...).
- Répondre aux demandes de prix dans les délais impartis.
- Répondre aux appels d'offre dans les délais impartis.
- Réagir rapidement aux problèmes posés par les clients.
- Anticiper les besoins et être à l'écoute des attentes des clients
- Mettre constamment à jour le fichier Clients et Prospects.
- Suivre les appels d'offres et demandes de prix avec les responsables de
secteur.
- Assurer en permanence un retour d'information aux technico-
commerciaux de son secteur.
- Suivre et participer aux foires expositions.
- Enregistrer les demandes de prix reçues (par tél, fax, email, courrier) et
rédiger les offres au moyen du logiciel CRM.
- Participer aux revues d'offres et aux revues de contrats avec le
responsable Qualité.
- Assurer l'interface entre les services commerciaux, techniques,
comptables, de l'enregistrement de l'offre, de la commande, jusqu' à la
livraison.
- Suivre les commandes dans le respect des délais de livraison.
- Traiter les litiges divers de son secteur (transport, facturation, etc).
- Travailler en équipe.
- Etablir la correspondance de toute nature liée au commercial et à
l'après-vente.
- Assurer le classement et l'archivage.
- Etre capable d'assurer l'ensemble des tâches de son service en cas de
remplacement nécessaire.***MAÎTRISER LE DOMAINE DE L'EXPORT
- Consulter les transporteurs et transitaires afin d'optimiser le coût du
transport dans les offres aux clients.
- Etablir et suivre les documents d'expédition à l'export.
- Rédiger les demandes de caution bancaires avec le responsable
financier.
- Gérer les crédits documentaires.
- Etablir tout document douanier et fiscal facilitant les expéditions.
- Effectuer la facturation.
- Rassembler les pièces nécessaires et les organiser selon des procédures
administratives définies.
- S'assurer de la solvabilité des clients en liaison avec la Direction
Financière.***COMPETENCES NECESSAIRES
- Maîtriser au minimum l'anglais commercial (rédaction de documents,
négociation par téléphone).
- Maîtriser au moins une autre langue : espagnol, allemand, arabe...
- Maîtriser les techniques de la négociation commerciale au téléphone.
- Savoir gérer un portefeuille de clients.
- S'adapter à des partenaires variés.
- Recueillir et traiter des données avec méthode.
- Maîtriser le logiciel de CRM (gestion de la relation client) de l'entreprise
- Maîtriser les logiciels de bureautique.
- Maîtriser les règles comptables et juridiques applicables à
l'administration des ventes à l'international.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.
- Etre complètement autonome dans sa fonction.