Secrétaire administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Votre mission :
Sous la responsabilité du responsable du pôle secrétariat, la secrétaire administrative ou le secrétaire administratif assure le suivi de l’exécution budgétaire, des Protocoles d’Accueil Individualisés (PAI des déclarations accidents enfants et établit les courriers pour l’inscription des enfants porteurs d’handicap. Elle ou il participe à l’accueil téléphonique du service par demi-journée avec l’agente référente ou l’agent référent animateurs vacataires. Missions / conditions d'exercice Vos activités :
➢ Suivi de l’exécution budgétaire du service (budget de fonctionnement de € environ)
Elle ou il enregistre les fiches tierces, établie les bon de commandes, certifie les factures et réalise le suivi.
➢ Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
Par demi-journée, en binôme avec la secrétaire référente ou le secrétaire référent RH animateurs non permanents réception, filtrage, transmission des appels téléphoniques et des courriels du service.
➢ Gestion des inscriptions et suivi des présences enfants
L’agente ou l’agent réceptionne et vérifie les dossiers d’inscription des enfants, transmets les listings des non-inscrits au Service prestations aux familles. Elle ou il saisit les effectifs enfants chaque semaine, enregistre et transmet les PAI aux centres.
Elle ou il assure les déclarations accident enfant en lien avec le service concerné.

Activités secondaires
➢ Assurer la continuité de la mission de la secrétaire référente ou du secrétaire référent RH animateurs non permanents et/ou de l’assistante de direction, responsable du pôle secrétariat en leur absence, notamment sur les priorités (Gestion des arrêtés de recrutement des vacataires, gestion des états de vacations, suivi des bilans de stage du personnel permanent, en lien avec les DS,
suivi du tableau des absences en lien avec les services concernes, frappe de courriers pour les besoins de la Direction. Suivi des besoins du secrétariat en petit matériel de bureau.

A savoir sur ce poste :
➢ Temps de travail hebdomadaire : 36h30
➢ Des perspectives d’évolution de carrière : une politique de formation particulièrement active valorisant le développement des compétences tout au long de sa carrière et une politique de mobilité active favorisant les parcours professionnels Profils recherchés ➢ Connaissance des logiciels bureautiques indispensable (Word, Excel, Outlook..).
➢ Expérience dans le domaine du secrétariat appréciée
➢ Aisance relationnelle et rédactionnelle
➢ Expression orale et écrite de qualité
➢ Sens de l’organisation et des priorités.
➢ Capacité de compréhension et d’assimilation
➢ Sens du service public
➢ Savoir travailler en équipe