Secrétaire administrative en charge de l'accueil, de l'état civil et de l'urbanisme (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Rémunération indicative participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance - IFSE et CIA - adhésion CNAS Descriptif de l'emploi L'agent occupera un poste de secrétaire administrative en charge de l'accueil, de l'état civil et de l'urbanisme au sein d'une équipe de 4 agents et sous l'autorité d'un responsable de service. L'agent travaillera avec un binôme au sein du poste d'accueil. Missions / conditions d'exercice Accueil
Téléphonique et physique
Renseignements au public
Transmission des documents et formulaires
Gestion du courrier (départ et arrivée)

Cimetière
Gestion concessions : création, renouvellement, mise à jour
Gestion agrandissement, modification avec Pompes Funèbres et marbriers
Veille juridique, réglementaire
Rédaction procédure

Etat-Civil – CNI PASSEPORT
Suivi et rédaction des actes d’état civil – formalités
Gestion des demandes de cartes nationales d’identité et des passeports

Urbanisme
Rédaction des certificats d’urbanisme d’information, les déclarations d’intention d’aliéner, les certificats d’adressage, et autres renseignements.
Enregistrement des dossiers : dépôt, enregistrement dans le logiciel et formalités


Secrétariat
Gestion des correspondances, invitations
Rédaction des courriers – comptes-rendus
Mise à jour des différents listings d’adresses

Elections
Inscription et suivi des électeurs et mise à jour du logiciel

Toute autre activité nécessaire au fonctionnement du service public Profils recherchés Savoir
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Connaissance des domaines d’intervention
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Savoir faire :
Savoir travailler en équipe
Savoir s’organiser et gérer les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes, remplir les fiches d’intervention
Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité
Gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité
Savoir rédiger et actualiser les procédures sur les domaines d’intervention cités en activité
S’informer des évolutions réglementaires et juridiques


Savoir être :
l'agent en poste devra être discret et rigoureux, soucieux de la qualité du service rendu, soucieux du respect des règlementations, bonne conscience professionnelle