DESCRIPTION DU POSTE
Affecté·e sur le site de la Maison Sociale de Proximité Aspres Riberal, et sous la responsabilité du·de la Directeur·trice des Maisons Sociales de Proximité de la Têt, le.la candidat.e retenu·e assurera les missions suivantes
Missions dAssistant·e pour le Territoire de la Têt
Gestion administrative
Soutien administratif à léquipe de Direction du Territoire ;
Réalisation et mise en forme de courriers, notes, rapports ;
Préparation logistique et administratives des réunions organiser par la direction (information aux agents, réunions partenaires) lien avec le service festivité ;
Rédaction de comptes-rendus ;
Gestion Ressources Humaines de la Direction de la Vallée ( Direction + Responsable dEquipes Sociales et Médico-Sociales);
Gestion des demandes dinterventions Cabinet/Elus/Partenaires(fiche CHRONO).
Vie et animation du territoire
Participation à la dynamique du territoire des Maisons Sociales de Proximité de la Têt ;
Participation aux projets du territoire ;
Rédaction des comptes rendus.
Missions dadministration générale pour le site de la Maison Sociale de Proximité Aspres Riberal
Gestion Administrative
Secrétariat et gestion de ladministration générale ;
Traitement du courrier arrivé et départ ;
Traitement du courrier de ladministration générale et de la Direction ;
Envoi des convocations pour les jurys de recrutement ;
Création doutils et de suivi de lactivité ;
Mise à jour des tableaux de bord (tableau des effectifs, suivi des formations, planning des congés, liste des agents, lorganigramme, liste de diffusion sur Zimbra
Ressources Humaines
Accueil et mise en place administrative des nouveaux agents, apprentis et stagiaires de lInstitut Régional du Travail Social (IRTS) ;
Gestion des dossiers administratifs des agents ;
Gestionnaire logiciel Chronotime (temps de travail et tableaux des congés) ;
Contrôle administratif des frais de déplacement du logiciel NOTILUS ;
Référent·e formations ;
Mise à jour logiciel Sectorisation ;
Référent·e logiciel KOLOK ;
Référent·e logiciel Gest-accueil ;
Référent·e I.Parapheur ;
Référent·e logiciel Vue Globale ;
Référent·e Ressources Humaines pour les fiches daptitude pour la Direction Prévention pour la Santé et le Bien-Etre au Travail (DPSBET) ;
Référent·e du Comité des Oeuvres Sociales ;
Référent·e des Titres déjeuner des sites de la Maison Sociale de Proximité Aspres Riberal, Agence Routière de Llupia, Lecture Publique et le Prieuré de Serrabone.
Logistique
Référent·e des véhicules de service (sinistre, révision, entretien, contrôle technique) ;
Référent·e informatique et téléphonie commande et suivi ;
Gestion des locaux de la Maison Sociale de Proximité de Thuir, antenne de Millas et Antenne Le Soler ;
Référent·e des demandes dintervention des services de la Direction Logistique et Bâtiments (DLB) et Direction des Systèmes dInformation et Aménagement du Territoire (DSIANT) ;
Référent·e des commandes de fournitures de bureau, de matériel, mobilier, gestion des stocks ;
Référent·e de larchivage en lien avec les Archives Départementales ;
Soutien logistique dans le cadre de lorganisation de réunion, manifestation ;
Référent·e Géolocalisation des véhicules de service de la Vallée de la Têt.
Relations fonctionnelles
Liens avec les services du Pôle des Solidarités, Directions, Territoires ;
Liens avec les Responsables dEquipes Sociales et Médico-Sociales/Direction des Maisons Sociales de Proximité de la Têt ;
Lien avec les autres agents assurant des missions dadministration générale sur les Maisons Sociales de Proximité de la Têt et remplacement en cas dabsence ;
Liens avec lensemble des agents des Maisons Sociales de Proximité de la Têt ;
Liens avec les services techniques et les autres directions du Conseil Départemental.
PROFIL DU CANDIDAT
Maîtrise des compétences et politiques mises en œuvre par le département ;
Maîtrise des procédures administratives, règlement intérieur GTT et Notilus ;
Connaissance de linstitution (Directions et missions) et capacité à sadapter à ses évolutions ;
Maîtrise de la bureautique ;
Maîtrise des logiciels bureautiques (Libre Office, Zimbra, Chronotime, Notilus, I .Parapheur, Sectorisation, Gest-accueil, vue globale ;
Capacités de travailler en équipe ;
Grande capacité dadaptation ;
Rigueur, sens de lorganisation et gestion des priorités ;
Réactivité et esprit dinitiative ;
Disponibilité ;
Grande discrétion professionnelle et de respect du secret professionnel ;
Connaissance des publics en situation de précarité et des problématiques.
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