Assistant administration des ventes h/f

En tant que partenaire stratégique mondiale, Gi Group répond au besoin de flexibilité des entreprises en simplifiant la complexité de la recherche et de la gestion du personnel, grâce à des prestations de recrutement permanant et temporaire et des solutions d'externalisation personnalisables.

En France, Gi group rassemble 400 collaborateurs répartis au sein d'un réseau de plus 90 agences et implants. MISSIONS GENERALES : Assurer l'accueil des visiteurs de l'entreprise et être l'appui administratif de l'équipe commerciale, administration des ventes, approvisionnement et de la direction.

Accueillir

· Les visiteurs (clients, fournisseurs, institutionnels, représentants, etc.)

· Les appels téléphoniques, répartir les appels et prendre précisément note des messages

· Transmettre les réponses aux clients/fournisseurs si besoin.

· Les mails : gérer la boite mail générale de l'entreprise.

Assister l'administration commerciale

· Classer et suivre les devis émis, archiver les devis non aboutis

· Rechercher des dossiers archivés.

· Participer à la préparation de la réunion hebdomadaire de planification

· Participer aux relances de régularisation de commandes.

Assister l'administration des ventes et la logistique

· Réceptionner, éditer les commandes clients

· Préparer les dossiers pour chaque commande en vue de la revue commerciale (sortir le devis, imprimer les plans, vérifier les prix en cas de commande "magasin", rechercher l'historique si besoin).

· Editer et transmettre les accusés de réception de commandes aux clients.

· Etablir les factures pro-forma et suivre les règlements d'acomptes en collaboration avec la comptable.

· Gérer le portefeuille de commandes en cours

· Editer les bons de livraison et préparer les documents spécifiques

· Gérer la logistique Clients et fournisseurs : Organiser les transports

· Préparer les dossiers pour la facturation

· Suivre les commandes en attente de régularisation.

Assister les achats

· Saisir les commandes d'achats

· Assister les chargés d'affaires dans les consultations fournisseurs et le suivi des délais de livraison

· Saisir les réceptions achats

· Assurer la gestion des stocks de fournitures et consommables de bureau.

Logistique et vie de l'entreprise

· Gérer le parc de véhicules, (réservation, tenue du registre, remise des clés et des papiers).

· Prendre les rendez-vous de visite (vidange, contrôle anti-pollution).

· Classement, archivage (papier et électronique).

· Gérer les événements de la vie de l'entreprise (Salon, Repas, réunion)

PROFIL RECHERCHE :

· Niveau Bac +2 mini.

· Expérience dans la fonction de 2 ans à minima.

· Logiciel ERP sur AS400.

Savoir-faire :

· Grand sens de la communication et de l'accueil.

· Excellente capacité d'organisation, d'adaptation et d'anticipation.

Savoir-être

· Rigueur et ténacité, dynamisme et curiosité, capacité d'analyse, de raisonnement