Secretaire administratif du service technique h/f

GROUPE IFSE : 2

Sous la responsabilité du directeur du service technique et de son adjoint, le secrétaire administratif assure la liaison entre le service technique, le prestataire de la gestion déléguée et les autres services de l'établissement.

Vos activités principales :

· Secrétariat du DPERM (tenue du standard du département, gestion du courrier, création de documents, note de service, tableaux et graphiques, interface RH, préparation du rapport d'activité, commande et gestion des fournitures, autorisations d'accès)
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· Assistance du responsable maintenance (Gestion administrative des marchés de travaux, des commandes

· Veiller au respect du périmètre des Marchés de Gestion Déléguée (MGD)

· Organiser les Réunions Mensuelles d'Activité (RMA)

· Établir les procédures en vue du respect des clauses du marché MGD (dégradation et qualification, demande d'intervention, pénalités)

· Suivi des fluides et énergies

· Mise en place de la démarche d'éco-responsabilité (économies d'énergies, éco-mouton, etc.)

· Accompagner les techniciens en charge des contrôles des prestations GD

· Veiller à la mise à jour des GED dans ISIS

· Assurer une communication étroite avec les unités et départements transversaux ainsi qu'avec les responsables de structures (procédures et mise en oeuvre des MGD)

· Gestion des déchets du périmètre GD en lien avec le respect du tri sélectif

· En lien avec la DISP, tenir à jour les habilitations des agents du prestataire et veiller au respect de l'organigramme ainsi que des niveaux de compétences requis