Il/Elle accueille, coordonne l'organisation pratique de la direction. Il/Elle collabore avec l'équipe de direction et les membres de l'équipe. Il/Elle réalise les opérations comptables et de gestion nécessaires au fonctionnement de l'EPF.
Activités:
·Gestion des rendez-vous et des plannings
· Réception, traitement et diffusion d'informations, gestion des parapheurs
· Application et contrôle de l'application des procédures de traitement du courrier
· Mise en forme et édition du courrier et autres documents écrits de la direction et de l'équipe
·Accueil téléphonique, filtrage des communications téléphoniques et autres informations
· Rédaction de la correspondance courante
· Accueil de personnes ayant ou désirant un rendez-vous ou un renseignement
· Mise sous pli, affranchissement
· Copies et scans de documents
· Classement et archivage des dossiers, des actes, des documents comptables et de gestion
· Gestion de la documentation
· Appui administratif dans la gestion des actes notariés (rdv, enregistrement des promesses, envoi des dossiers aux notaires, levées d'option etc.).
· Vérifications administratives des conventions, Conventions de mise à disposition (CMD), fiches d'intervention.
· Participation à la gestion des ressources humaines
· Participation aux réunions internes, rédaction et diffusion des comptes-rendus
· Contrôle et suivi des factures et des bons de commandes
· Saisie des mouvements comptables (E-Magnus / Extranet, dépenses, recettes, engagements)
· Suivi, gestion et paiement des taxes foncières
· Gestion des frais de portage
· Gestion des tiers
· Suivi des flux dématérialisés
· Ouverture/fermeture des dossiers
Connaissances associées :
· Maîtriser les techniques de secrétariat et de comptabilité
· Rédiger des documents
· Organiser son travail, prendre des notes
· Mettre en place et gérer un classement
· Evaluer l'importance et l'urgence d'une demande
· Accueillir les visiteurs
· Communiquer avec le public
· Maitriser l'utilisation des outils bureautiques notamment le pack office (traitement de texte (publipostage), tableur .)
· Maitriser l'utilisation d'un navigateur internet, un extranet, des outils collaboratifs (teams, slack.)
· Maitriser l'usage d'une messagerie électronique
· Technique rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse
· Connaissances en droit du travail
· Contrôler et enregistrer des factures et des bons de commande
· Utiliser un logiciel comptable
· Sens du contact et du service
· Très bonne présentation et expression orale
· Dynamisme et discrétion à la fois
· Adaptabilité
Contraintes
· Permanences horaires
· Disponibilités
· Evolution éventuelle des tâches liées au développement de l'activité
· Poste non compatible avec le télétravail
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Avantages:
* Intéressement et participation
* Prise en charge du transport quotidien
Horaires:
* Du lundi au vendredi
Rémunération supplémentaire:
* 13ème Mois
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature: 15/03/2025
Experience: Débutant accepté
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