Gestionnaire administratif et financier (h/f)

Placé sous l’autorité du chancelier de l’Institut de France, et, par délégation, du directeur des services administratifs, le gestionnaire administratif et financier (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique directe du chef du service monuments et collections et de la responsabilité fonctionnelle des chargés de conservation et de restauration du patrimoine immobilier.

Le/la gestionnaire administratif et financier (H/F) intervient en appui des agents du service monuments et collections sur le suivi administratif et financier d’une partie des commandes découlant des opérations de travaux, maintenance et restauration lancées par l’équipe.

Il/elle a également la charge de la préparation de la commission semestrielle des monuments et collections et assure le secrétariat administratif du service.

Ses missions principales sont les suivantes:

Secrétariat administratif du service et gestion des demandes transversales
- Engagement des demandes de remboursement de frais de mission dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP). Cetraitement donnant lieu à l’actualisation régulière de l’outil de suivi budgétaire du service et à la communication de bilans réguliers à la coordinatrice des fondations-musées.

- Collecte et transmission des différents besoins du service àdestination du service des achats (mobilier, papeterie, etc.), du service informatique (licences, appareils, etc.), du service informatique (frais de mission), de la direction des services financiers et de tout autre besoin transversal.

- Tri des archives (numériques et papier) du pôle « Monuments »;

- A la demande des chargés de conservation et de restauration du patrimoine, et en tant que de besoin: :
- Elaboration d’un document de suivi des différentes opérations
- Elaboration d’un calendrier partagé de travaux et d’interventions de restaurations
- Mise à jour des documents de suivis d’opérations et du calendrier.



Gestion d’une partie des engagements financiers du service
Engagement et contrôles des bons de commande (<40 000€ HT) du pôle «Monuments» dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP) pour le Palais et les fondations-musées. Ce suivi donnant lieu à l’actualisation régulière de l’outil de suivi budgétaire du service et à l’enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.

Engagement et suivi des commandes de fournitures à destination de l’équipe technique du Palais. Cetteopération s’accompagne de l’enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.

Engagement et suivi dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP), les contrats/marchés de maintenance/entretien du Palais; enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.

Gestion des commandes et relations avec les fournisseurs, notamment pour le suivi de leur facturation.

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