Assistant secretaire – accueil - atlantis (f-h)

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d’années le premier pôle économique de l’Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d’un Opéra, d’une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques…), se rencontrer (360 associations), grandir (31 écoles, 3 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd’hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

MISSIONS

Sous la responsabilité du Directeur de l’espace de proximité Massy Atlantis, vous serez chargé.e du secrétariat et de l’accueil de la structure Massy Atlantis. Vous aurez pour principales missions :

Accueil :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’Espace,
- Informer et orienter le public,
- Aider aux démarches administratives simples,
- Assurer l’accueil et la gestion des permanences et des associations,
- Gérer et organiser les panneaux d’information,
- Réaliser les inscriptions des mercredis et vacances scolaires,
- Gérer la prise des rendez-vous,
- Pointer la présence des usagers – les fréquentations.

Secrétariat :
- Assurer la prise de notes et comptes rendus,
- Gérer le classement courant, archivage, centralisation d’outils et procédures communs,
- Vérifier et suivre les bons de commande et devis établis par le directeur, ou animateurs.

Assurer la relation avec les prestataires,
- Suivre les travaux, les demandes informatiques en lien avec l’Assistante logistique,
- Suivre les dossiers des vacataires et envoyer le tableau d’heures en fin de mois au service,
- Garantir le suivi des associations intervenant sur l’Espace,
- Gérer les fournitures administratives de l’Espace,
- Elaborer les plannings d’activités.

Missions complémentaires :
- Etre l’interface privilégié avec l’assistante administrative et l’assistante financière du service,
- Etre la référente du planning d’activités des congés scolaires en relation avec la référente communication,
- Participer ponctuellement à certains évènements en soirée et le week end.

Ce profil pourra être complété, le cas échéant, par un ou plusieurs amendements précisant les activités et interventions liées à l’évolution de la fonction.

CONDITIONS DE TRAVAIL & RÉMUNÉRATION :
- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
- 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité,
- Restauration collective,
- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, ostéopathie, réfléxologie plantaire, sophrologie, hypnose, relaxologie, activités sportives…)
- Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS,
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%,
- Indemnité mobilité douce,
- Mutuelle avec participation employeur.

Horaires :
- Poste à temps complet (36h40 hebdomadaires)
- Travail ponctuel en soirée et le week-end
- Pas de possibilité de télétravail

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :
- Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent,
- 2 années d’expérience minimum dans le domaine du Secrétariat,
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial,
- Discrétion,
- Esprit de synthèse et capacité d’organisation confirmée,
- Capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers,
- Capacité à rendre compte,
- Polyvalence et réactivité,
- Bonne maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, Publisher.
- Poste Handi accessible