Adjoint(e) au responsable administratif (h/f)

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Localisation : 5 place jules janssen 92190 MEUDON

Pièces à joindre au dossier :

1. CV
2. Lettre de motivation

Positionné(e) sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif du LESIA, la/le Chargé(e) de la gestion financière et comptable a pour mission principale de seconder le/la responsable administratif du laboratoire dans l’ensemble des activités du service. Elle/il est également responsable du pôle «Pilotage budgétaire et financier» en création dans la perspective du futur laboratoire issu de la fusion du LESIA et d’équipes issues du GEPI et du LERMA.

Dans ce cadre, elle ou il :

1. supplée son responsable au comité de direction et, le cas échéant d’autres instances ;
2. assiste et conseille sa hiérarchie;
3. représente le service auprès des partenaires externes et internes ;
4. encadre et anime le pôle Pilotage budgétaire et financier;

Elle ou il est en charge de l’animation, organisation et coordination des activités relevant de son périmètre d’activités. Elle ou il participe à un ou plusieurs groupes thématiques dédiés à la préfiguration du futur laboratoire. Elle ou il contribue à la qualité de vie, du bien-être et de la sécurité des agents du service.

Compétences requises :

1. Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.
2. Connaissance des grands principes du droit public et privé.
3. Connaissance de la conduite de projet.
4. Connaissance générale des techniques de démarche qualité.
5. Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure.
6. Connaissance de l'organisation de la recherche française, de l'enseignement supérieur et de leurs enjeux.
7. Connaissance du statut des structures et des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.
8. Connaissance des réglementations comptables et fiscales applicables aux établissements publics.

Compétences opérationnelles (savoir-faire) :

1. Utiliser les outils informatiques et bureautiques de gestion usuels, de GESLAB et de SIFAC.
2. Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances, gérer les priorités.
3. Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion auprès de différents établissements.
4. Elaborer des indicateurs et des tableaux de bord ; analyser des résultats.

Savoir-être :

1. Loyauté.
2. Savoir travailler en équipe.
3. Savoir rendre compte.
4. Rigueur.
5. Compréhension et expression écrite et orale en anglais serait un plus.


Activités principales :

1. Contrôler les dépenses (pièces justificatives, imputation budgétaire, disponibilité des crédits et de la trésorerie…) en application du plan de contrôle.
2. Etablir des états et des tableaux de bord de pilotage budgétaire et financier.
3. Coordonner les justifications financières.
4. Proposer et élaborer des outils d'aide à la décision; mettre en place et suivre les indicateurs d'analyse et de gestion du laboratoire.
5. Mettre en place des outils et contrôler l'application des règles et procédures administratives.
6. Informer sur les évolutions de la réglementation et des procédures et les faire appliquer.
7. Participer à des ateliers ou groupes de travail, réseaux, mis en place par nos tutelles.
8. En interaction avec le RA, établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et optimiser son exécution au cours de l’année.
9. Contribuer à la préparation des demandes de moyens et faire le suivi et l'analyse des dépenses pour les tutelles et éventuellement les partenaires.
10. Assurer une veille permanente sur l'évolution de la réglementation et des outils.
11. Réaliser des contrôles internes et mettre en œuvre les règles de traçabilité.
12. Participer à des audits, contrôles, répondre aux enquêtes, fournir des indicateurs.
13. Interagir avec les services financiers du CNRS, de l’Observatoire de Paris et des autres tutelles.
14. Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités; mettre en œuvre une démarche d'amélioration continue des processus administratifs.
15. Organiser le classement et l'archivage de l'ensemble des données.


Activités d’encadrement et d’animation d’équipe :

1. En appui au RA pour l’ensemble du service.
2. Management direct d’un agent de catégorie B.
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