Agent de logistique et d'accueil du protocole

Sous l’autorité hiérarchique du Responsable du Protocole, le titulaire du poste assure des missions logistiques et d’accueil ainsi que le soutien technique de préparation des manifestations organisées par PMM au sein du territoire de l’EPCI.

Mise en place des réunions dans leurs aspects logistique et protocolaire :

• Préparer le hall d’accueil, les salles : s’assurer de l’état irréprochable (pavoisement, présentoirs)

• Editer les chevalets et badges

• Préparer les réunions de PMM: boissons, viennoiseries, en début de matinée et en cours de journée si nécessaire

• Assurer la mise en place de l’amphithéâtre pour les conférences des maires, bureaux et conseils de communauté

• Veiller à la mise en place des différentes configurations de mobilier des salles

• Suivre l’état des mobiliers

• Superviser au quotidien les bureaux et salles du 1er étage, amphithéâtre, espace convivialité, bureaux des élus, cafétéria

Réception, traitement et diffusion des informations à l’organisation et logistique des manifestations et réunions internes et externes :

• Répondre et appeler les services (internes et externes)

• Traiter les différentes demandes transmises par les services

• Assurer le service des repas, buffets ou cafés.

• Gérer le parc vaisselier et outils protocolaires nécessaires aux différentes manifestations

• Assurer le transport et l’installation du matériel nécessaire à l’évènement (pupitre, sono, oriflamme, kakémono,…)

Coordination avec les fournisseurs externes, réception de la marchandise, gestion des stocks, suivi comptable

• Gérer, sur avis du Cabinet, les consultations, les commandes, devis et facturation des différents fournisseurs du Cabinet

• Classer et archiver les documents comptables

• Contrôler les livraisons et veiller à la qualité des produits reçus

• Optimiser les flux de stocks et produits

• Réaliser les réclamations et effectuer les échanges

• Mettre en place les cocktails, réceptions et petits déjeuners, service, débarrassage, démontage

Suppléance du Responsable du Protocole en cas de multiplicité de manifestations dans l’hôtel communautaire

• Accueillir

• Assurer la validation des salles, afficher les informatifs des réunions

• Placer les chevalets et effectuer le rangement

Répondre à toute demande ponctuelle des besoins du Cabinet dans la gestion des accueils et réunions organisées.

Savoir

Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de Perpignan Méditerranée

Connaissance des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

Connaissance du vocabulaire professionnel du Service

Connaissance basique des usages protocolaires, pavoisement et des procédures de sécurité.

Savoir-faire

Techniques de base de secrétariat

Maîtrise des logiciels informatiques : world, Excel, internet, Outlook

Maîtrise des notions d’organisation et de gestion du temps

Savoir mettre en œuvre les projets dans le respect des consignes

Qualités rédactionnelles et d’expression orale

Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre

Rendre compte

Savoir-être

Discret - rigoureux – diplomate - sens du contact - esprit d’équipe - devoir de réserve et sens du service public