L’assistant(e) formation assure le traitement et la gestion des dossiers individuels et collectifs dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Véritable soutien à la responsable du service, il.elle travaille sur des dossiers spécifiques en collaboration avec elle et assure la gestion administrative et logistique des actions de formation.
MISSION 1 : APPUI ADMINISTRATIF AU TRAITEMENT DES DOSSIERS EN MATIERE DE FORMATION
- Accueil physique et téléphonique des agents
- Gère la mise à jour des dossiers formation SAM-Sète-Communes et Ep mutualisés
- Assure le traitement des demandes de formations (formations statutaires, formations réglementaires, actions de préparation aux concours et examens, formations de perfectionnement) dans le respect des délais impartis, en lien avec l’assistante formation
- Assure la saisie des demandes de formations individuelles (Organisme/ plateforme IEL /CIRIL), dans le respect des délais impartis, en collaboration avec l’assistante formation
- Aide à l’organisation logistique des actions « intra, union, internes » (inscriptions SIRH, convocations, réservation de salle, de matériel etc…) avec, en alternance avec la responsable, l’ouverture et la clôture des sessions de formation
- Préparation et suivi des parapheurs du service formation (signature/ validation)
- Alerte la responsable en cas de dossier sensible et/ou urgent
MISSION 2 : GESTION DE DOSSIERS EN COLLABORATION DIRECTE AVEC LA RESPONSABLE DU SERVICE FORMATION MUTUALISÉ
- Assiste la responsable formation dans le recueil des besoins des services et des agents,
- Assiste la responsable formation dans l’élaboration de documents ressources tel que le règlement de formation, bilan d’activité, RSU, plan de formation, campagne d’AG-PI…
MISSION 3 : SUIVI DE L’ACTIVITE DU SERVICE
- Renseigne et met à jour les tableaux de suivi des activités du service dans un souci de convergence des outils et tableaux de bord SAM, Sète, communes et EP mutualisées
MISSION 4 : SUIVI BUDGETAIRE DE L’UNITE
- Assurer le suivi et le respect du budget formation en lien avec la chaine hiérarchique
- Transmission des demandes de remboursements de frais de formation et de toutes dépenses liées aux formations aux secrétaires de direction selon le portefeuille Ville/SAM
MISSION 5 : APPUI ADMINISTRATIF AUX AGENTS DANS LE CADRE D’INSCRIPTION AUX CONCOURS OU EXAMENS PROFESSIONNELS
- Communique les calendriers des concours et examens professionnels fournis par le CNFPT ou le CDG sur intranet et/ou mailing
MISSION 6 : MISE A JOUR DES INFORMATIONS SUR LA FORMATION
En lien avec la communication interne :
- Actualise la page intranet dédiée au secteur formation (mise à jour des informations, formulaires etc)
- Transmet les informations importantes à porter à la connaissance des agents et à publier sur différents supports de communication
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