Participer à l'optimisation de l'activité en prenant en charge au quotidien des tâches d'ordre comptable et de secrétariat et en assurant une bonne diffusion de l'information.
Secrétariat et comptabilité :
Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend et transmet les messages * Donne des informations de premier niveau. * Gère l'agenda des responsables/techniciens et monte des réunions. * Accueille le public et les personnes ayant des rendez-vous. * Réceptionne, trie, enregistre et distribue le courrier, peut répondre à des courriers administratifs. * Rédige et frappe différents courriers et rapports, met en forme des comptes-rendus et monte des dossiers (pour le conseil municipal notamment). * Classe et enregistre divers documents (devis, factures...) et réalise l'archivage des dossiers de chantiers clos. * Assure le suivi de l'activité comptable.
Dossiers spécifiques :
Planifie, organise et participe aux commissions communales de sécurité. * Planifie et suit les visites périodiques obligatoires. * Tient à jour tous ces documents, les complète, les diffuse. * Constitue et suit les dossiers sanitaires (plomb, amiante, légionellose), et de mise en sûreté (vidéoprotection). Gère les dossiers d'aménagements des établissements de 5ème catégorie -. Met à jour et diffuse le Plan Communal de Sauvegarde.
Information/ Communication :
Relaye l'information, et la fait remonter à bon escient.
Participation aux projets du service :
Etablit des outils et des études d'aide à la décision des supérieurs, évalue son activité et propose des solutions d'amélioration.
Polyvalence :
Assure le secrétariat du Pôle en cas de besoin (téléphone, réception du courrier etc) ainsi que le suivi de dossiers particuliers comme les contrats d'entretien (3D, onduleurs, ascenseurs, extincteurs...) en lien avec le technicien responsable de ces contrats.
Théoriques :
Connaissances des techniques de secrétariat et des procédures administratives et comptables.
Techniques / Pratiques :
Met en œuvre les pratiques liées à son domaine. * Utilise efficacement les outils bureautiques et SEDIT,
AS-TECH et ELISE. * Respecte les procédures.
Aptitudes/Qualités :
Rigueur, organisation, bonne communication, réactivité et diplomatie, capacité à chercher l'information.
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