Sous l'autorité de la Responsable des Affaires Juridiques, des Marchés Publics et de l’Assemblée Délibérante, et dans un contexte de gestion optimisée des services de la Direction Générale, le Coordinateur / la Coordinatrice de la Direction Générale pilote, structure et met en œuvre les actions nécessaires au bon fonctionnement administratif et logistique de la direction. Il/elle contribue activement à l’organisation et au suivi des missions transversales en lien avec les différents services de la Collectivité.
Le Coordinateur / la Coordinatrice vient également en soutien au service communication sous la responsabilité de la Directrice de la Communication.
Missions principales :
• Collaboratrice occasionnelle du DGS sur des dossiers spécifiques
• Mission de secrétariat
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs de la direction (élus, partenaires, représentants institutionnels)
• Assurer l’organisation logistique des réunions (hors assemblées) : gestion des invitations, coordonne l’organisation matérielle
• Gestion du courrier entrant et sortant, y compris suivi du traitement des courriers par les services
• Aide à l’optimisation du service accueil
• Assurer l’organisation logistique des fêtes du personnel (Noël)
• Gérer les approvisionnements pour les bâtiments communautaires : fournitures administratives, équipements et mobiliers, denrées alimentaires – gestion des stocks
• Gérer les commandes et les contrats avec les fournisseurs
• Suivi du budget de la direction générale
• Tenir à jour les différentes bases de données (annuaires de la Collectivité)
Missions ponctuelles et/ ou spécifiques :
• Remplacement occasionnel des agents du service accueil
• Rédaction diverse : courriers, comptes rendus de réunion, rapports spécifiques
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Filtrer et réorienter les différentes demandes
• Archivage
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
• Organiser le traitement et la diffusion des informations interne / externe
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
Assistante communication
• Appui à l’organisation logistique d’évènements divers
• Sourcing et mise en concurrence pour les achats du service Communication
• Assistance dans la gestion administrative du budget communication : élaboration des fiches achats et bons de commande, suivi prestataires
• Appui dans l’organisation des actions et conception de supports de communication protocolaire
Exigences du poste :
• Travail en bureau
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Qualités nécessaires :
• Respect des consignes
• Sens du service public
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Rigueur
• Dynamisme et réactivité
• Agir avec courtoisie et politesse
Autonomie et responsabilité :
• Autonomie dans l’organisation du travail : les activités sont définies et organisées en fonction des de la procédure validée avec le supérieur hiérarchique
• Pas de rôle d’encadrement
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