Coordination de la direction générale

Sous l'autorité de la Responsable des Affaires Juridiques, des Marchés Publics et de l’Assemblée Délibérante, et dans un contexte de gestion optimisée des services de la Direction Générale, le Coordinateur / la Coordinatrice de la Direction Générale pilote, structure et met en œuvre les actions nécessaires au bon fonctionnement administratif et logistique de la direction. Il/elle contribue activement à l’organisation et au suivi des missions transversales en lien avec les différents services de la Collectivité.

Le Coordinateur / la Coordinatrice vient également en soutien au service communication sous la responsabilité de la Directrice de la Communication.

Missions principales :

• Collaboratrice occasionnelle du DGS sur des dossiers spécifiques

• Mission de secrétariat

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers et des interlocuteurs de la direction (élus, partenaires, représentants institutionnels)

• Assurer l’organisation logistique des réunions (hors assemblées) : gestion des invitations, coordonne l’organisation matérielle

• Gestion du courrier entrant et sortant, y compris suivi du traitement des courriers par les services

• Aide à l’optimisation du service accueil

• Assurer l’organisation logistique des fêtes du personnel (Noël)

• Gérer les approvisionnements pour les bâtiments communautaires : fournitures administratives, équipements et mobiliers, denrées alimentaires – gestion des stocks

• Gérer les commandes et les contrats avec les fournisseurs

• Suivi du budget de la direction générale

• Tenir à jour les différentes bases de données (annuaires de la Collectivité)

Missions ponctuelles et/ ou spécifiques :

• Remplacement occasionnel des agents du service accueil

• Rédaction diverse : courriers, comptes rendus de réunion, rapports spécifiques

• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre

• Filtrer et réorienter les différentes demandes

• Archivage

• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions

• Organiser le traitement et la diffusion des informations interne / externe

• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage

Assistante communication

• Appui à l’organisation logistique d’évènements divers

• Sourcing et mise en concurrence pour les achats du service Communication

• Assistance dans la gestion administrative du budget communication : élaboration des fiches achats et bons de commande, suivi prestataires

• Appui dans l’organisation des actions et conception de supports de communication protocolaire

Exigences du poste :

• Travail en bureau

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Qualités nécessaires :

• Respect des consignes

• Sens du service public

• Sens de l’écoute et de l’observation

• Rigueur

• Dynamisme et réactivité

• Agir avec courtoisie et politesse

Autonomie et responsabilité :

• Autonomie dans l’organisation du travail : les activités sont définies et organisées en fonction des de la procédure validée avec le supérieur hiérarchique

• Pas de rôle d’encadrement