Relais local de gestion (h/f)

Description du poste


Rattaché(e) au Directeur des Opérations du Territoire de l’Aude, le(a) Relais Local de Gestion traite les processus administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Territoire et des équipes opérationnelles, notamment dans les domaines suivants :

Ressources Humaines

* Saisir, contrôler et valider les données RH (Éléments Variables de Paie, Astreintes, Heures supplémentaires, …)
* Effectuer la clôture de fin de mois et les éventuelles régularisations
* Etablissement et suivi fiche hebdomadaire des astreintes
* Suivi et contrôle contrats intérim et budget
* Planifier, suivre et remettre aux agents concernés les convocations de la Médecine du Travail

Moyens Généraux

* Participer à l’organisation de déplacement ou d’évènements internes / externes (gestion des participants, réservation de restaurants ou traiteurs, hébergements, transports…) dans le respect des consignes du Groupe.
* Gestion de l’intendance du bâtiment et des frais généraux : femme de ménage, relève et distribution du courrier,..
* Utilisation d’Appro+ pour les commandes
* Suivi de la bonne gestion du parc automobile : assurances, contrôles techniques, révisions,...
* Réaliser les commandes et gérer les stocks de fournitures de bureaux

Secrétariat

* Répondre aux appels téléphoniques
* Prise de rendez vous et rédaction de courrier DT et DOP
* Assister le Directeur de Territoire : Agenda, suivi NDF voyages cadeaux fin année,...
* Mise à jour liste des Dialysés (ADER)
* Réalisation de supports de présentation sous Google slide
* Réalisation de documents et base de données sous Google Sheet
* Assurer le suivi et la traçabilité des dossiers traités, en prenant les initiatives nécessaires pour garantir leur bon avancement dans les délais impartis
* Saisie de données dans des outils métiers

Commercial

* Réaliser les dossiers de candidature pour les appels d’offres travaux et prestations.
* Transmettre les candidatures et offres de manière dématérialisée ou non après vérification de leur complétude.
* Participer à la mise en forme des dossiers de réponse
* gestion administrative des partenariats et mécénats

Juridique

* Saisie des sinistres du Territoire de l’Aude, participation aux expertises, rédaction des courriers .
* Saisie et suivi des dossiers dans l’application interne Legisway

Sécurité - QSE

* Appliquer les modes opératoires du système de management qualité - sécurité - environnement

Domaines transverses

* Contribuer à la performance environnementale et énergétique sur l’ensemble des sites exploités par l’entreprise
* Respecter les règles éthique et conformité ainsi que les procédures transverses et métiers associées.

Qualifications


Formation - Expérience professionnelle

Vous êtes diplômé(e) d’un BAC à BAC +3 dans le domaine du secrétariat / administration des entreprises ou vous avez une expérience confirmée de 5 / 10 ans dans un poste similaire.

Savoir faire professionnels et aptitudes personnelles

* Aisance dans l’utilisation et la prise en main des outils informatiques (CHRONOGESTOR, ITC, NEO Travel,…) + outils de bureautique (Suite Google)
* Organisation, méthode et autonomie – Bonne capacité d’analyse
* Sens du service client – Capacité d’adaptation et d’écoute – Goût du travail en équipe
* Sens de la communication et de la confidentialité


Informations supplémentaires


Le poste est basé à Narbonne. Vous serez amené(e) à intervenir sur l’ensemble du périmètre du territoire.

Le poste est un CDD d’une durée de moins de 6 mois.

Le permis B est indispensable.

En tant qu'entreprise inclusive, Veolia s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.