Placé(e) sous l’autorité de la Directrice de l’Action Sportive, le gestionnaire administratif –ve et financier –ière assure les actes administratifs et financiers relatifs à l’activité générale du service et leurs suivis.
Activités principales
Assurer les actes de l’administration générale du service et leurs suivis
Instruire, analyser, consulter, rédiger (en lien avec les différents services de la Mairie) :
les marchés publics (feu d’artifice et snack de Bouvent)
les contrats, les conventions de mise à disposition (centre hippique, utilisation des équipements sportifs et domaine public, parc de Bouvent pour manifestations), les conventions et avenants financiers
les arrêtés municipaux des sites sportifs - parc de Bouvent (publication)
Suivre et analyser les dossiers de subventions des associations sportives
Instruire, participer à la commission des sports et assurer et diffuser le suivi des décisions (ordre du jour, compte-rendu, courrier)
Etre référent des dossiers administratifs (règlementation/déclaration/sécurité) spécifiques (feu d’artifice, podium OMS)
Assurer le suivi de l’enveloppe budgétaire liée aux subventions et au budget des associations et la mise à jour des tableaux transversaux
Gérer la sous-régie des ventes de cartes du parc de Bouvent
Assurer la diffusion des informations internes au service, la rédaction du rapport d’activités en lien avec les responsables de secteur
Être la référente sur la communication et la promotion des activités de la Direction (mise à jour site internet)
Participer à l’organisation et au suivi des actions menées par les services
Gérer les dossiers des agents du service
Recenser, contrôler et déclarer les heures, les compléments de rémunération spécifiques aux missions des agents
Assurer le suivi des congés, des absences
Garantir la continuité des dossiers administratifs
Assurer la continuité des dossiers administratifs de la Direction lors des absences des agents en charge de l’accueil et des dossiers administratifs
Etre la personne ressource auprès des responsables de secteurs sur les sujets administratifs, juridiques et financiers.
Savoirs
Maîtrise de l’outil informatique et de bureautique Outlook, Microsoft, logiciels métiers Agora, Logisolf association et planning, Libr’Air, Airs, CMS Eolas, Gestion de la Relation Client (GRC)
Etre à l’aise dans la rédaction de documents
Connaître le fonctionnement et l’organisation des collectivités locales
Connaissances en droit administratif
Savoirs faire
Capacité à rendre compte de son travail
Avoir l’esprit d’initiatives et être force de propositions
Rigueur, capacités organisationnelles, d'adaptation et de priorisation
Aptitude à travailler en équipe et en autonomie dans l’organisation du travail
Qualités relationnelles, discrétion et confidentialité
Sens du service public, neutralité et objectivité
Disponibilité et réactivité
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