Secrétaire médical - néphrologie - hémodialyse f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste
Secrétaire médical - Néphrologie - Hémodialyse F/H

Type de contrat
Titulaire ou CDI

Présentation du service
Le service de néphrologie/hémodialyse se situe au point bleu 2ème étage (avec l’unité fonctionnelle de cardiologie).
Il accueille les enfants de quelques jours à 18 ans voire plus pour les pathologies chroniques.
Il est composé :
- 13 lits d’hospitalisation en néphrologie.
- 8 postes de dialyse en Hôpital de Jour.

Equipe Médicale :
- Chef de service : Pr. J. HOGAN
- 5 PH
- 3 Chefs de Clinique
- 5 Internes, Externes

Equipe Paramédicale :
- 1 Cadre supérieure
- 2 Cadres de Santé
- IDE ou puéricultrices
- AS – Auxiliaires puéricultrices
- Secrétaire hospitalière
- Psychologue, assistante sociale, diététicienne, éducatrice
- 4 secrétaires médicales néphrologie-hémodialyse (+ 20 % sur AMA de cardiologie)

Vos missions

Missions Permanentes
- Accueil téléphonique, réception et filtrage des appels
- Accueil physique des patients et de leurs familles
- Gestion des mails
- Gestion des 1ers RDV de consultation : prise de rendez-vous, envoi des convocations par courrier ou par mail
- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis) : mise en page, corrections, vérification des correspondants des comptes rendus d’hospitalisation et d’HDJ, de consultations, avant leurs validations
- Numériser les examens et courriers dans ORBIS
- Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)
- Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents
- Assurer un suivi des volumes de demandes en attente
- Classement d’examens et de courriers
- Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)
- Rangement et archivage du dossier patient (pour les anciens dossiers en format papier uniquement), connaitre et respecter le circuit des dossiers patients de l’hôpital
- Attention particulière au travail en binôme AMA/Médecins et soutien attendu dans les tâches administratives comme les comptes rendus de consultation, les codages des consultations, etc

Missions Ponctuelles
- Saisie des gardes et astreintes médicales, congés, formation sur le logiciel Chronos
- Préparation de l’arrivée des internes
- Organiser les changements des médecins nouveaux arrivants
- Remplacement de la secrétaire hospitalière durant ses absences

Missions Spécifiques
- Participer aux réunions des AMA
- Participation aux réunions de dossiers et à la bonne tenue des dossiers médicaux

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Sens des responsabilités, capacité d'analyse et d'organisation, esprit d'initiative et critique
- Excellente maîtrise de l'orthographe
- Bonne expression écrite et orale
- Assiduité et respect des horaires de travail
- Sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Rigueur dans le travail
- Écoute, disponibilité
- Respect d'autrui, du secret professionnel et sens du service public
- Maîtrise de soi, capacité d'écoute et de communication
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou au téléphone
- Utiliser les outils et les logiciels du métier : Word, Power point, Excel, Outlook, dictée vocale, ORBIS, LIFEN, TAMINO, GDM
- Respect et suivi des procédures
- Stages et expérience professionnelle antérieurs souhaités

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Vocabulaire spécifique aux disciplines, orthographe
- Accueil, communication
- Droit des patients, dossier patient, secret médical
- Ergonomie
- Formation continue institutionnelle: gestes d'urgence, incendie
- Formation continue en lien avec le poste
- INTRANET
- Email
- Motivation pour travailler en pédiatrie
- Connaissance en pédiatrie est un plus

Maîtrise des outils informatiques :
- Word sous Windows, Excel, numérisation, dictée vocale.
- ORBIS (DPI), LIFEN (publipostage externalisé)

Horaires de travail
Base de 35h par semaine - Repos fixes les WE et jours fériés

Langues
[Français]

Niveau
[3- Niveau professionnel]

Description de l'hôpital
Situé à Paris (19è arrondissement), c'est l'hôpital pédiatrique de référence du Nord-Est parisien. Ses équipes prennent en charge les enfants de 0 à 18 ans atteints de pathologues aiguës ou chroniques, médicales ou chirurgicales et prodigue des soins de haute technicité. Il dispose également d'une maternité de niveau 3.

Service d'affectation
Service de cardiologie-néphrologie

Référence de l'offre
NUP-DRH-RDB-10083