Un - une gestionnaire administratif et financier h/f

Le/La gestionnaire aura pour mission de réaliser des actes de gestion administrative et financière dans le respect de la réglementation et des usages en vigueur.

Il/Elle exercera ses missions au sein de deux laboratoires de Recherche, placés sous la double tutelle du CNRS et de l'ESPCI Paris, avec une répartition basée sur l'équivalent de 2 mi-temps. Ces laboratoires sont tous les deux, localisés à l'ESPCI Paris. Il/Elle collaborera avec une autre gestionnaire à plein temps dans chacun des laboratoires.
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Les tâches à réaliser seront réparties en 4 axes :

1. L'administratif

· Veiller à la tenue, au classement et à l'archivage des dossiers

· Mettre à jour les procédures de fonctionnement du laboratoire et proposer des pistes d'optimisation

· Assurer le suivi des contrats de maintenance et leur renouvellement

· Assurer la tenue d'un inventaire des immobilisations

· Assurer une veille règlementaire sur les domaines dont il/elle a la charge.

· Entretenir le stock de fournitures de bureau, consommables d'impression et d'entretien, de produits alimentaires de base (café)

· Relever et distribuer le courrier

· Être l'interface avec la logistique pour les dysfonctionnements relevés au quotidien (pannes diverses, ménage)

2. Le financier

· Effectuer les commandes par bons de commande (logiciels de gestion GESLAB et CIRIL)

· Transmettre les informations nécessaires à la création de nouveaux fournisseurs

· Suivre les livraisons et la facturation

· Prévenir les contentieux en traitant les réclamations

· Organiser les missions des agents (ordre de mission, voyage, logement)

· Traiter les états de frais au retour des agents.

· Traiter les autres demandes de remboursement

· Mettre à jour les indicateurs de suivi des tutelles

3. Les ressources humaines

· Accueillir les nouveaux entrants, dans le respect des procédures en vigueur, en leur fournissant les outils pratiques nécessaires à leur installation

· Mettre à jour l'organigramme

· Accompagner les chercheurs invités (voyage, logement, contrat)

4. La vie de l'unité

· Organiser les rencontres (séminaires, déjeuner-débat, réunions avec les tutelles, visite des divers comités)

· Contribuer à la diffusion de l'information (affichage)