Gestionnaire administratif-ve "achat et pilotage des offres de formation" (h/f)

Au sein du Service "achat et pilotage des formations", votre rôle de Gestionnaire sera le suivant :

Réaliser les tâches administratives permettant d’acheter et de mettre en œuvre les formations pour l’ensemble du PRF sur le territoire régional, en sécurisant les process et en veillant à la qualité de la donnée sur les systèmes d’information (50 %) :
* Coconstruire (avec l’équipe du Pôle achat) les outils et process permettant d’assurer la remontée des besoins de formation,
* Participer à la mise en œuvre des consultations par marché public en lien avec la chargée de mission « coordination des achats de formation » : vérification des saisies dans COFORM, établir les RAO, avenants…
* Procéder à des extractions de données sur l’outil de passation des marchés (SAM) et sécuriser les données produites,
* Préparer des tableaux de bord afin de suivre les phases d’instruction et de négociation des marchés (attribution des marchés du PRF tous les 4 ans et achats réactifs tout au long du PRF),
* Préparer des tableaux de suivi des prévisions de commande, des réalisations d’achat, de consommation financière et d’agréments à la rémunération en appui sur des bases de données et des tableaux croisés dynamiques,
* Etablir des tableaux de bons de commande pour la cellule de gestion,
* Procéder à la vérification des saisies des organismes de formation, au rattachement des bons de commande, et à la validation des sessions (EOS),
* Assurer une veille sur les modifications de sessions nécessitant de nouvelles validations dans l’outil d’exécution des marchés (EOS),
* Contribuer à la rédaction de notes pour les élus sur l’ensemble des consultations;
Aux côtés de la Cheffe de service et des chargés de mission, construire et déployer des outils de pilotage et contribuer à la préparation des échanges avec les organismes de formation et les partenaires (50 %):

* Construire, déployer et alimenter des outils de pilotage régionaux et territoriaux (Excel, documents partagés, TEAMS…) permettant aux Référents Territoriaux de Formation et aux chargés de mission régionaux de piloter leurs dispositifs de formation de manière globale et d’informer les partenaires ,
* Construire des supports type de présentation du PRF (PowerPoint, Word…) avec une entrée territoriale, sectorielle ou par nature de consultations,
* Procéder à des extractions de données sur l’outil d’exécution des marchés (EOS) et sécuriser les données produites,
* Produire une analyse quantitative et qualitative de premier niveau en identifiant les alertes potentielles en réponse à des demandes ponctuelles ou récurrentes (les demandes peuvent être parfois urgentes),
* Contribuer à des remontées d’information pour mettre en œuvre l’articulation des achats collectifs de formation financés par France Travail et les OPCO ,
* Préparer des rdv et dialogues de gestion avec les organismes de formation à partir d’extractions quantitatives et de bilans de formation ,
* Assurer ponctuellement l’organisation de réunions d’animation régionales ou territoriales (invitations, relances, organisation pratique et logistique de l’accueil et de la réunion, relevé de conclusions…) ,
* Être garant de l’application des cahiers des charges des consultations et de leurs spécificités (dérogations…) en lien avec les chargées de mission et apporter un premier niveau de réponse aux organismes de formation et partenaires.


Vous mobiliserez et développerez les compétences suivantes :

Avoir une maîtrise confirmée à experte d’Excel pour la mise en place de tableaux de bord
Avoir une maîtrise confirmée de PowerPoint pour la conception de supports de présentation (avoir une appétence pour la dimension graphique serait un plus)

Connaître le champ d’activité et d’intervention de la Direction
Connaître les marchés publics et l’environnement des collectivités


Rechercher, vérifier et restituer des informations de manière fiable
Savoir rédiger des documents, notes…

Faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail et prendre des initiatives dans la limite de son champ de responsabilité.

Être concis et synthétique (oral/écrit)
Savoir travailler en équipe
Faire preuve de diplomatie et d’écoute
Savoir rendre compte à la hiérarchie (loyauté, état d’esprit constructif)
Être capable de s’adapter aux changements rapides et de répondre aux urgences

#J-18808-Ljbffr