Missions principales :
En tant que Responsable Administratif Groupe, vous jouez un rôle clé dans la gestion administrative et financière de l'association. Vous veillez au bon fonctionnement des services administratifs et assurez la coordination des procédures internes.
Gestion administrative et organisationnelle
* Superviser et optimiser les processus administratifs de l'association.
* Assurer le suivi et la mise en conformité des obligations légales et réglementaires.
* Gérer et organiser les dossiers administratifs des différentes structures de l'association.
* Coordonner les échanges avec les instances internes et externes (partenaires, institutions, prestataires).
* Mettre en place et suivre les outils de gestion documentaire et archivistique.
Gestion financière et comptable
* Assurer le suivi budgétaire en collaboration avec la direction et le service comptable.
* Contrôler les dépenses et garantir le respect des procédures financières internes.
* Participer à l'élaboration et au suivi des budgets prévisionnels.
* Assurer la gestion des financements, subventions et autres sources de financement.
* Superviser la facturation et le suivi des paiements des adhérents et partenaires.
Gestion des ressources humaines
* Coordonner la gestion administrative du personnel (contrats, paie, déclarations sociales).
* Accompagner la direction dans la mise en place des politiques RH et de formation.
* Veiller à l'application du droit du travail et aux obligations sociales de l'association.
* Assurer le suivi des plannings et des besoins en personnel pour les séjours et activités.
Gestion des achats
* Assister les acheteurs dans la gestion administrative et opérationnelle des achats.
* Traiter les demandes d'achat et assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs.
* Gérer les bases de données fournisseurs et mettre à jour les informations contractuelles.
* Suivre les livraisons et gérer les relances en cas de retard ou de non-conformité.
* Participer à la gestion des appels d'offres et à l'analyse des propositions fournisseurs.
* Vérifier et traiter les factures en collaboration avec la comptabilité.
* Contribuer à l'optimisation des coûts et à l'amélioration des processus d'achat.
* Suivre les indicateurs de performance achats et préparer des reportings.
* Assurer la veille sur les fournisseurs, les produits et les tendances du marché.
Appui aux projets et développement
* Participer à la réflexion stratégique et au développement de l'association.
* Contribuer à la recherche de financements et au montage de dossiers de subventions.
* Assurer une veille juridique et réglementaire pour anticiper les évolutions du secteur associatif.
Profil recherché
* Expérience confirmée en gestion administrative et financière, idéalement dans le secteur associatif.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (Excel, comptabilité, paie).
* Connaissance du cadre réglementaire des associations et des financements publics/privés.
* Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
* Bon relationnel et aptitude à travailler avec différents interlocuteurs (équipes internes, partenaires, institutions).
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue: 01/04/2025
Experience: Débutant accepté
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