Gestionnaire administratif ( h/f)

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

Mission

Contexte Et Missions Principales

Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.

Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

Placé sous la responsabilité de la Directrice Administrative et Financière de l’iaelyon, l’agent assure un ensemble de missions qui concourent au bon fonctionnement de la structure.

Missions

Missions d’accueil

1. Recevoir, orienter, et informer les étudiants, visiteurs, enseignants, et personnels administratifs.
2. Gérer le standard téléphonique : répondre aux appels, transmettre les informations pertinentes, et orienter les interlocuteurs vers les services ou personnes concernés.
3. Fournir des informations générales sur les programmes, les services, et les événements de l'IAE Lyon.
Missions administratives

1. Assister les équipes administratives dans diverses tâches : saisie de données, gestion des courriers et emails, et préparation de documents.
2. Assurer le suivi des documents administratifs : classement, archivage, et mise à jour des bases de données.
3. Optimisation des processus administratifs : contribuer à l'amélioration continue des processus internes pour faciliter la fluidité des opérations.
Missions relevant des affaires générales

1. Enregistrer les besoins pour les enseignants et les services transversaux (à l’exception de ceux dans lesquels un référent a été désigné) pour les ramettes de papier, petites fournitures administratives, tampons, et alimentaires (Lyreco), ou le petit équipement et accessoires (Centrale des achats).
2. Réaliser les helpdesks courants, orienter et informer le N+1 pour les problèmes plus importants (fuites, pannes informatiques…).
3. Réaliser la mise à jour des plans d’occupation des locaux.
Écosystème de travail

Au sein de l'iaelyon, vous travaillerez sous la supervision directe de la Directrice Administrative et Financière. Vous collaborerez également de façon étroite avec les autres services de l’école et de l'Université Jean Moulin Lyon 3.

Profil

Compétences opérationnelles et comportementales

1. Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
2. Qualités personnelles : Rigueur, sens de l’organisation, réactivité et aisance relationnelle. Capacité à travailler en équipe dans un environnement diversifié, ainsi qu’un bon esprit de synthèse et d’analyse.
3. Qualités relationnelles : bienveillance, patience, qualité d’expression.
Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac
Expérience souhaitée : Une expérience équivalente sur les missions et/ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche seraient appréciées.

Connaissance et outils

Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.)

Service recruteur : iaelyon, 6 cours Albert Thomas 69008 Lyon

Date de prise de poste : Le 6 janvier 2025

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1920€ + négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

1. 51 jours de congés pour un rythme à 100%.
2. Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois.
3. Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours.
4. Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
5. Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
6. Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
7. Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun.
8. Participation de l’établissement à la complémentaire santé.
9. Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
10. Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation.

Référence de l'offre : 1ixhacshkm #J-18808-Ljbffr