Chargé (e) de l'appui ressources et méthodes au sgcd des pyrénées-orientales

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

Enjeux du poste
Issu de la mutualisation de l’ensemble des fonctions support de la préfecture et des DDI, le secrétariat général commun départemental ( SGCD) doit rendre un service de qualité à l’ensemble de ses bénéficiaires que sont la préfecture, les sous-préfectures et les 3 directions interministérielles ( DDTM, DDETS, DDPP) regroupant 460 agents environ. Ce service déconcentré à vocation interministérielle emploie 59 agents répartis en 4 bureaux ( ressources humaines, finances, logistique immobilier, relation aux usagers) et le service informatique. Sa direction se compose d’un ou d’une directrice), d’un (e) adjoint (e) à la directrice, d’une chargé de missions modernisation et performance et d’un (e) chargé (e) de l’appui ressources et méthodes. Le (la) chargé (e) d’appui ressources et méthodes contribue au bon déroulement des activités du service, en assurant des fonctions d’assistance, de veille technique et juridique et de communication interne à destination du SGCD et des services soutenus dans les domaines de sa compétence.

Missions principales

Au titre des missions d’assistance de la direction
Assure l’accueil physique, téléphonique et par courriel (boîte fonctionnelle) ;
Gère la planification collective (COPIL, agenda social des structures, tableau de suivi des contentieux de la direction ….), les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de services ;
Alerte la direction et les chefs de bureau et service sur le respect des délais ;
Réceptionne les dossiers contentieux des domaines de compétence du SGCD ;
Traite les dossiers ponctuels ;
Met en forme et valorise les supports écrits ;
Prend en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service ;

Au titre de la fonction chargé d’appui ressources et méthodes

Participe à la modernisation du SGCD avec par exemple le déploiement de l’application MAARCH (pilotage, formation ….), le suivi des labellisations comme QUALI ATE
appuie la chargée de modernisation et performance sur les missions liées au RGPD ;
Participe à la communication interne pour les domaines de compétences du SGCD vers les services soutenus et leurs agents ;
assure la fonction de webmestre ;
Met à jour des organigrammes, plaquettes du SGCD et annuaire préfecture ;
tient à jour le registre des procédures internes
vient en appui ponctuel aux missions des bureaux du SGCD

Votre environnement professionnel

Activités du service
Le secrétariat général commun des Pyrénées-Orientales assure l’ensemble des fonctions supports (gestion des ressources humaines, finances, achats logistique immobilier, relation aux usagers et informatique), pour la préfecture et les trois directions départementales interministérielles. Il a pour ambition de fournir un service de qualité au bénéfice de l’ensemble de la communauté de travail de l’administration territoriale de l’État sur le département dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue.

Composition et effectifs du service

Effectifs du SGC : 59 agents.

Liaisons hiérarchiques

Le (la) chargé (e) d’appui ressources et méthodes est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la chargée de la modernisation et la performance.

Liaisons fonctionnelles

Les services bénéficiaires (Préfecture et DDI)

Les chefs de bureau du SGC

Préfecture de région Occitanie

Secrétariat général aux affaires régionales (PFRH, Plateforme immobilière)

Administration centrale du ministère de l’intérieur

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique-bureautique/niveau expert requis

Connaissance technique - MAARCH/niveau maîtrise/requis

Connaître l'environnement professionnel/niveau pratique/requis

Savoir faire

Savoir travailler en équipe/niveau maîtrise/requis

Savoir s'organiser/niveau maîtrise/requis

Savoir analyser/niveau maîtrise/requis

Savoir rédiger/niveau maîtrise/requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise/requis

Savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis

Savoir faire preuve de discrétion/niveau maîtrise/requis

Sens de l'organisation/niveau expert/requis