Assistant(e) polyvalent(e) évènementiel, culture et vie associative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative A négocier Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la directrice du pôle culturel, l’assistant(e) polyvalent(e) organise les locations de salles, recueille et traite les informations nécessaires au bon déroulé des évènements. Il (elle) aide à l’organisation des spectacles, des expositions et des ateliers. Il (elle) assure le suivi des demandes de subvention des associations.

Actuellement le pôle est constitué d'une directrice, d'une assistante et de deux agents de bibliothèque, repartis sur deux structures.
Une structure commune sera construite dans les prochaines années, regroupant tout le personnel du pôle et proposant de nouvelles prestations telle qu'une salle de spectacle. Missions / conditions d'exercice • Gestion des salles
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers de demandes de location et de matériel, transmettre les locations au service financier
Organiser l’attribution des salles en fonction des occupations des salles du pôle culturel, du complexe de la Prairie, du stade du Pré Carré et des salles communales
Envoi des plannings aux gardiens et des demandes de matériels aux services techniques
Rédaction et envoi des conventions d’occupation aux associations

• Organisation d’évènements
Participer à l’organisation et à la coordination des évènements : mettre en place le rétroplanning et mettre en œuvre les événements sur la Ville
Apporter sa participation à la prospection de nouveaux évènements
Rechercher et mettre en concurrence des prestataires
Faire et suivre les demandes d’achats et des bons de commandes
Tenir à jour le planning évènementiel et le diffuser
Suivre les manifestations sur le plan administratif (Déclarations auprès de la Préfecture, courriers Pompiers, gendarmerie) et logistique (suivre les demandes d’interventions) avec l’ensemble des services concernés
Acheter du matériel, des fournitures et des décorations pour les manifestations
Participer à la mise en place, l’accueil et le déroulement le jour J
Debriefing avec les services
Gestion des stocks de boissons en Mairie, gestion des goûters et catering pour les spectacles/vernissages
Gestion des inscriptions aux spectacles
Billetterie les soirs de spectacles
Titulaire de la future régie de la salle de spectacles et des ateliers

• Occasionnelles
Gérer l’administratif de l’action culturelle (vérification des contrats, des conventions, etc…)
Force de proposition en programmation culturelle
Réalisation des bons de commandes pour les autres secteurs (culturel et bibliothèque) en l’absence de la direction
Binôme accueil futur pôle culturel en période de congés
Personne référente en cas d’absence de la directrice du pôle culturel

Contraintes spécifiques du poste
Grande disponibilité en amont et pendant les évènements (soirs et week-ends)
Disponibilité vis-à-vis des publics (administrés, associations, élus, direction, services supports).
Relations directes avec les usagers
Relations avec les services et les partenaires/prestataires