Gestionnaire facturation

Au sein du service Autonomie du CCAS de Sète,

Il/ Elle sera en charge des dépenses, de la comptabilité au sein du service autonomie et du suivi des budgets dont le budget annexe (M22), en étroite collaboration avec le chef de service et la coordonnatrice du Service Aide à Domicile.

Il/ Elle prendra en charge également la facturation des prestations portage, téléassistance (SAD en binôme).

Horaires administratifs : du lundi au vendredi 8h30 à 12h30/13h30 à 17h00 (vendredi 16h30)

a) Traitement des dossiers et saisie de documents budgétaires

 Engager et suivre les dépenses de fonctionnement du service pour les activités : portage de repas, téléassistante, animation, aide facultative et mobibus conformément au budget exécutoire et aux dépenses autorisées.

 Engager et suivre les dépenses de fonctionnement et d’investissement du service.

 Etablir mensuellement la facturation aux organismes financeurs et aux bénéficiaires, des prestations portage de repas, téléassistance et SAAD en binôme.

 Etablir les fichiers de prélèvement automatique.

 Transmettre mensuellement la facturation aux organismes financeurs et aux bénéficiaires et assurer le suivi des règlements en lien avec le service finances du CCAS et la trésorerie municipale.

 Assurer le suivi de l’ensemble des recettes, des restes à recouvrer des dépenses.

 Rédiger les documents comptables (certificats administratifs, annulations de titres…).

 Assurer la suppléance de la régie du Mobibus : ventes des cartes Mobibus au Foyer Le Vallon, suivi du compte d’exploitation avec la trésorerie.

b) Accueil physique et téléphonique du public

 Accueillir et renseigner les usagers pour tout ce qui concerne la facturation des prestations,

 Instruction des dossiers : téléassistance, et aide facultative ; portage de repas, foyer en binôme – activité réalisée à mi-temps les lundi, mardi et mercredi matin.

c) Gestion de l'information, classement et archivage de documents

 Participer à l'élaboration pratique du budget du service autonomie : portage de repas, téléassistance, animations, aide facultative, Mobibus

 Renseigner les tableaux de bord de l’activité.

 Etablir les attestations fiscales annuelles.

 Participer à la préparation des rapports d’activité.

 Dans le cadre du portage de repas : lien avec le prestataire de location de véhicules frigorifiques, à la demande ou en complément des chauffeurs, suivi des Kms, suivi des sinistres.

 Commande des fournitures administratives.

d) Participation aux activités du service

 Participer à l’organisation des animations organisées par le service autonomie en collaboration et à la demande du chef de service : Après-midi dansant, semaine bleue, concert de noël….

e) Activités secondaires :

 Être le référent logiciel métier.

 Participer, en lien avec le chef de service aux différentes étapes de l'élaboration du budget du service autonomie

 Aider et soutenir les collègues des autres pôles (SAAD, instruction et mise en œuvre).

 Participer à la mise à jour annuelle des ressources et tarifs pour l'ensemble des bénéficiaires du service autonomie.

 Gestion des commandes portage repas, édition des circuits de livraison et réajustement auprès de SODEXO (en l’absence de l’agent en charge des livraisons de repas / en binôme avec agent du pôle instruction).

 Création et saisie des questionnaires de satisfaction mis en œuvre par le service et/ ou Le Thonnaire.

 Lien avec le service des ressources humaines pour les demandes de recrutement des remplaçants portage de repas et mobibus.

CONNAISSANCES (savoirs, savoir-faire)

 Bonne connaissance du secteur et du fonctionnement du secteur du Service Autonomie

 Connaissances budgétaires M22 et M14

 Connaissance en l’environnement territorial, procédures administratives, règles et processus budgétaires et comptables, des rythmes des encaissements et décaissements de la collectivité

 Maîtrise de la rédaction administrative et bonne expression écrite et orale

 Maîtrise des applicatifs de gestion financière : progiciel Hélios (en consultation pour suivre les impayés de factures), Ciril (Factures, Bon de commande, Balance budgétaire), Logiciel ARCHE MC2 (Saisie de tous les éléments constitutifs du dossier d’un usager et de la facturation de ses prestations) et SPHYNX.

 Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel et messagerie) base de données

 Connaissance des techniques d’établissement d’un budget prévisionnel

 Connaissance des méthodes de classement et d’archivage

QUALITES – APTITUDES

 Sens du service public, discrétion absolue, secret professionnel ;

 Respecter les délais et les échéances, sens de l’organisation et de l’anticipation ;

 Capacité à travailler sous tension et à gérer l’urgence, faire preuve d’adaptation, autonomie, rigueur, réactivité et sens de l’initiative face aux urgences et imprévus ;

 Qualités relationnelles (sens de l’écoute) et rédactionnelles, aptitude au travail en équipe (disponibilité) ; diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois délicats ;

 Favoriser l’expression de la demande des personnes âgées/handicapées et/ou en difficulté

 Participer à la démarche d’amélioration continue de la qualité du service

 Savoir travailler en équipe et communiquer avec les collaborateurs, l’encadrement afin de transmettre les informations nécessaires à la continuité du service

 Clarté du positionnement professionnel et probité

 Rigueur, autonomie, confidentialité