Activités principales :
- Traitement et enregistrement courriers, mails et diffusion de l'information
- Mise en forme et transmission des arrêtés municipaux (hors travaux)
- Plannings des permanences de la Municipalité (hebdomadaire et semestriel)
- Gestion, suivi et participation au Conseil Municipal, aux commissions et réunions diverses incombant au service (prises de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus, agenda intranet)
- Associations : mise à jour des statuts, suivi de la liste et gestion et suivi des diverses conventions et règlements intérieurs.
- Organisation des festivités : gestion et suivi des diverses manifestions et cérémonies (officielles, festives, commémoratives) en collaboration avec le service communication
- Fête Patronale
- Respect, mise à jour des fiches procédures et des réglementations (exemple : règlement intérieur du Conseil Municipal, règlement intérieur de la fête patronale)
- Archivage
- Gestion de l'agenda de M. le Maire en l'absence de sa collègue
- Autres : gestion de l'exploitation des taxis, autorisations diverses, ouverture des magasins le dimanche, etc.
- Écoles : suivi des effectifs scolaires, suivi des inscriptions scolaires, suivi des dérogations scolaires, suivi des déclarations d'instruction scolaire à domicile.
Savoirs :
- Techniques de secrétariat (bureautique, écriture abrégée, prise de notes)
- Techniques et outils de communication
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Publisher
- Logiciel de bureautique
- Logiciel SPLXDEMAT (délibérations Conseil Municipal, arrêtés municipaux)
- Logiciel Courrier
- Logiciel ONDE (inscriptions scolaires) - occasionnellement
- Procédures administratives
- Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
- Méthodes d'archivage
Savoir-faire :
- Maîtriser et vérifier la conformité des procédures et règlements
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Rechercher et diffuser des informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus, etc...
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes lors des réunions municipales et rédiger les comptes rendus
- Gérer les agendas intranet
Savoir-être :
- Aimer le contact avec le public
- Être organisée et rigoureuse
- Être diplomate
- Avoir une bonne entente avec les élus et les services
Conditions :
- Travail en équipe au sein du service
- Devoir de réserve
- Adaptabilité
- Confidentialité
- Disponibilité
- Participation aux réunions en dehors des plages horaires habituelles (exceptionnellement)
Descriptif de l'emploi :
Sous la responsabilité de la Direction Générale des Services, l'agent assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l'archivage des dossiers. Il veille à la circulation de l'information.
Activités principales :
- Traitement et enregistrement courriers, mails et diffusion de l'information
- Mise en forme et transmission des arrêtés municipaux (hors travaux)
- Plannings des permanences de la Municipalité (hebdomadaire et semestriel)
- Gestion, suivi et participation au Conseil Municipal, aux commissions et réunions diverses incombant au service (prises de notes, rédaction et diffusion de comptes rendus, agenda intranet)
- Associations : mise à jour des statuts, suivi de la liste et gestion et suivi des diverses conventions et règlements intérieurs.
- Organisation des festivités : gestion et suivi des diverses manifestions et cérémonies (officielles, festives, commémoratives) en collaboration avec le service communication
- Fête Patronale
- Respect, mise à jour des fiches procédures et des réglementations (exemple : règlement intérieur du Conseil Municipal, règlement intérieur de la fête patronale)
- Archivage
- Gestion de l'agenda de M. le Maire en l'absence de sa collègue
- Autres : gestion de l'exploitation des taxis, autorisations diverses, ouverture des magasins le dimanche, etc.
- Écoles : suivi des effectifs scolaires, suivi des inscriptions scolaires, suivi des dérogations scolaires, suivi des déclarations d'instruction scolaire à domicile.
Savoirs :
- Techniques de secrétariat (bureautique, écriture abrégée, prise de notes)
- Techniques et outils de communication
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Publisher
- Logiciel de bureautique
- Logiciel SPLXDEMAT (délibérations Conseil Municipal, arrêtés municipaux)
- Logiciel Courrier
- Logiciel ONDE (inscriptions scolaires) - occasionnellement
- Procédures administratives
- Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
- Méthodes d'archivage
Savoir-faire :
- Maîtriser et vérifier la conformité des procédures et règlements
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Rechercher et diffuser des informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus, etc...
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes lors des réunions municipales et rédiger les comptes rendus
- Gérer les agendas intranet
Savoir-être :
- Aimer le contact avec le public
- Être organisée et rigoureuse
- Être diplomate
- Avoir une bonne entente avec les élus et les services
Conditions :
- Travail en équipe au sein du service
- Devoir de réserve
- Adaptabilité
- Confidentialité
- Disponibilité
- Participation aux réunions en dehors des plages horaires habituelles (exceptionnellement)
Savoirs :
- Techniques de secrétariat (bureautique, écriture abrégée, prise de notes)
- Techniques et outils de communication
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Publisher
- Logiciel de bureautique
- Logiciel SPLXDEMAT (délibérations Conseil Municipal, arrêtés municipaux)
- Logiciel Courrier
- Logiciel ONDE (inscriptions scolaires) - occasionnellement
- Procédures administratives
- Fonctionnement de l'Internet et de l'intranet
- Méthodes d'archivage
Savoir-faire :
- Maîtriser et vérifier la conformité des procédures et règlements
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Rechercher et diffuser des informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus, etc...
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes lors des réunions municipales et rédiger les comptes rendus
- Gérer les agendas intranet
Savoir-être :
- Aimer le contact avec le public
- Être organisé et rigoureux
- Être diplomate
- Avoir une bonne entente avec les élus et les services
Conditions :
- Travail en équipe au sein du service
- Devoir de réserve
- Adaptabilité
- Confidentialité
- Disponibilité
- Participation aux réunions en dehors des plages horaires habituelles (exceptionnellement)
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