Gestionnaire administratif et d’accueil - h/f

Description

Mission principale

Le Président-Directeur Général de l’INSERM a impulsé une modernisation de la fonction SI pour en faire un véritable levier de développement de la recherche scientifique pour la santé, selon les orientations rappelées dans la lettre de mission adressée au directeur du DSI.

Afin de répondre efficacement à ces nouvelles orientations, le DSI a été repensé et une nouvelle organisation est mise en place.

Dans cette nouvelle organisation, le DSI se dote de 5 services, et d’une cellule sécurité. Les nouveaux services sont :
- Le service des affaires générales (SAG)
- Le service de cohérence du SI (SCSI)
- Le service solutions et développement des usages numériques (SSDUN)
- Le service d’appui aux délégations régionales et aux laboratoires (SADRL)
- Le service de la production infogérée (SPI)

Au sein du SAG, sous la responsabilité du Chef de Service, vous avez pour rôle :
- D’assurer l’accueil du Département de la future ZRR
- De gérer les aspects logistiques
- D’assurer l’assistance/secrétariat de la Direction du SAG

Activités principales

Accueil
- Assurer l’accueil physique des interlocuteurs internes et externes du DSI
- Assurer l’accueil téléphonique de la Direction de Service et de la Direction du DSI en relais avec l’assistante de Direction

Logistique
- Traiter le courrier entrant (ventilation dans les services) et sortant
- Gérer avec les services de l’ADS le port des plis, parapheurs et documents hors du DSI, la reproduction de documents
- Gérer les fournitures et le matériel : recensement des besoins, commande, réception, distribution, gestion des stocks, réceptionner le papier et alimenter les équipements d’impression
- Participer aux projets conduits par le service en lien avec l’ADS concernant l’organisation des espaces de travail (aménagement des locaux, mobiliers, …)
- Assurer du bon fonctionnement, de l’entretien et de la sécurité du bâtiment
- Veiller au respect de l’enveloppe budgétaire allouée
- Suivre les achats, commandes, factures, crédits

Secrétariat du SAG
- Réception, réorientation et distribution du courrier
- Mise en forme de documents
- Rédaction de notes simples, comptes-rendus de réunions, CR, etc.
- Appui logistique sur les projets du service
- Gestion des fournitures
- Conservation de la documentation, suivi du fond documentaire sur la GED, copie, archivage, classement
- Organisation de réunions

Suivi d’activité et qualité
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
- Consigner les procédures applicables dans son domaine
- Gérer les documents (enregistrement, conservation, …)
- Alimenter les tableaux de bord du domaine d'intervention et faire un suivi
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence

Spécificité(s) et environnement du poste
- Pas de contrainte particulière

Profil recherché

Connaissances
- Rédiger des courriers simples et des compte-rendus de manière autonome
- Créer et partager des outils de suivis (planning d'activités, tableaux de suivi, supports de réunion)
- Passer des commandes de fournitures et assurer le suivi

Savoir-faire
- Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Savoir constituer des dossiers
- Savoir gérer les stocks et suivi (fournitures, papier, …)
- Savoir organiser ses tâches en fonction des priorités

Aptitudes
- Qualités d’accueil et d’écoute

Expérience(s) souhaité(s)
- Expérience similaire confirmée

Niveau de diplôme et formation(s)
- Bac à Bac+2

Modalités de candidatures : ouvert uniquement aux fonctionnaires

Fonctionnaires Inserm
- Vous devez constituer un dossier en ligne via l'application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
- La connexion à Gaia se fait avec les identifiants de votre compte prenom.nom@inserm.fr
- Référence de l'offre : 146-715

Fonctionnaires non Inserm
- Vous devez créer un compte sur l’application Gaia de l'Inserm accessible à l'adresse https://www.gaia2.inserm.fr/login
- Précisez vos corps, grade, indice majoré et régime indemnitaire annuel brut
- Référence de l'offre : 146-715

Date limite de candidature : 06/02/2025