Secrétaire h/f

Mission d'accueil et de communication

- Assurer le standard téléphonique

- Accueillir les partenaires et intervenants se présentant au service, à la porte d'entrée du centre pénitentiaire ou à la grille d'accès au local du SPIP

- Contribuer à la diffusion de l’information et de la documentation au sein du service

- Tenir à jour la boîte structurelle du milieu fermé.

Mission de participation à l'organisation du service

- Aviser le cadre du milieu fermé et en son absence celui du milieu ouvert des absences signalées par les agents

- Traiter les courriers internes en provenance des autres services, les courriers externes et les fax.

- Identifier les courriers des personnes suivies avec le nom du CPIP référent et aviser le cadre des courriers des personnes absentes.

- Tenir à jour la base documentaire du service

- Participer aux réunions de service et aux réunions départementales

- Réaliser l'inventaire des fournitures de bureau en milieu fermé et assurer l'approvisionnement régulier du service.

Mission de suivi administratif des dossiers

- Constituer les dossiers des personnes suivies tant matériellement que sur informatique

- Affecter les dossiers sur les logiciels informatiques, notamment Génésis

- Clôturer les dossiers du service sur APPI et mettre à jour le logiciel Appi en cas de fin de suivi

- Archiver les mesures

- Transmettre les dossiers clôturés aux SPIP compétents (libération, transfert…)

- Préparer les convocations selon l'art 741-1 du CPP

- Participer à la constitution des dossiers dans le cadre du déploiement du RPO1

Mission exercée en lien avec le greffe du TJ, le centre pénitentiaire ou le secrétariat greffe en milieu fermé

- Lister les personnes pour lesquelles une convocation 741-1 doit être établie

- Identifier et diffuser les rôles d'audiences : commissions d'application des peines, débats en chambre du conseil, tribunal d'application des peines

- Identifier et diffuser les rôles de délibérés

Mission de suivi statistique de l'activité du service

- Tenir les statistiques concernant l'ouverture et la fermeture des dossiers

- Tenir les statistiques concernant l'affectation des dossiers avec la distinction, pour la MAH, entre prévenus et condamnés.

- Tenir les statistiques mensuelles

- Tenir les statistiques sur le retour des convocations établies selon l'art. 741-1 du CPP et signées

- Tenir les statistiques sur l'ensemble de l'activité des intervenants assurant des permanences (processus sortant, insertion économique), ainsi que, en cas d'absence de coordinateur culturel, des activités culturelles.

- Tenir les statistiques sur les mesures spécifiques

Connaissances :

Connaître la législation et la réglementation concernant la gestion des mesures

Savoir-être :
Rigueur, organisation, méthodologie
Respect de la voie hiérarchique